De flesta nya organisationer eller projekt går snabbt från att hantera sitt arbetsflöde på papper till att spåra sina data på kalkylblad. Nästa logiska steg är att implementera en relationsdatabas som korrekt länkar all din data och i slutändan ger många fördelar för dina investeringsdollar.
Vad kan en databas göra för mitt företag?
- Organisation: En databas kan hjälpa till att ge struktur åt dina affärsprocesser.
- Datavalidering: En databas tillåter formateringsregler för datainmatning (dvs. fält kan vara obligatoriska, ha strikt formatering som ett telefonnummer eller postnummer, eller ha ett maximalt antal tecken).
- Effektivitet: Databaser eliminerar behovet av den redundanta datainmatning som är typisk för kalkylblad.
- Datasäkerhet: Databaser har mer användarsäkerhet än ett kalkylblad i form av användaråtkomst till systemet och begränsningar för åtkomst till den data som är synlig.
- Rapportering: Rapportering är helt enkelt mycket mer robust från en databas där intervall av poster för en enskild kund eller datauppsättning snabbt kan genereras.
- Söker: Av samma anledning som rapportering är det lättare att söka efter flera kriterier med en databas och gör det möjligt för användare att snabbt finslipa specifika uppgifter.
- Dela data: Många databasanvändare kan komma åt samma fil och data på en gång. Därför finns det ingen filduplicering, enskilda användarredigeringar och formateringskonflikter som är vanliga med kalkylblad.
- Större kapacitet: Databaser rymmer en mycket stor datamängd. I jämförelse är kalkylblad mycket mer begränsade.
- Historisk data: Äldre data kan arkiveras i en databas mycket enklare eller lättillgänglig för rapportering. Att hålla alla historiska data aktiva skulle sannolikt flytta gränserna för ett kalkylblad till att vara för stort och opraktiskt.
Varför välja MS Access framför andra databaser?
- Popularitet: MS Access är den mest populära skrivbordsdatabasen och finns som standard i många MS Office-paket.
- Billigt: MS Access-programvaran är mycket billig (exklusive utvecklingstid).
- Självstartande: En nybörjare kan uppnå användbara resultat.
Vilka begränsningar har MS Access?
- Brist på support: Det är vanligt att de tidiga MS Access-utvecklingsinsatserna initieras av en gruppmedlem som redan har ett heltidsansvar. När dessa teammedlemmar inte längre är tillgängliga eller har lämnat företaget finns det ofta ingen kvar med erfarenheten att fortsätta stödja databasen. Dessutom väljer många erfarna konsulter just nu pension eller har gått vidare till modernare databaslösningar; lämnar ett tomrum för äldre MS Access-databaser som behöver support.
- Korruption: Det finns många anledningar till att en MS Access-databasfil kan bli skadad eller skadad. Både hårdvarufel och mjukvaruproblem är skyldiga. Utan tillräckligt skydd mot dessa problem kan dessa databaser bli mycket opålitliga.
- Skalbarhet: Medan flera användare är tillåtna i MS Access, blir databasen snabbt överbelastad. Jämfört med andra databaser har MS Access dessutom en låg gräns för den maximala mängden data som stöds.
- Brist på utvecklarerfarenhet: Många gör-det-själv, icke-programmerare utvecklare kommer snabbt över huvudet under utvecklingen. Dessutom kan tidiga designbeslut i hög grad påverka användbarheten och utbyggbarheten av databasen längre fram.
- Uppgraderingar: Många utmaningar, såsom versionsinkompatibilitet, stöter ofta på när man migrerar aktuell data till den uppdaterade programvaran.
- Filserver: MS Access är en filserverapplikation (inte en klientserverapplikation). Det betyder att hela databasen och programvaran finns i minnet på varje användares dator. Detta är ineffektivt och kan leda till fel och potentiell korruption.
- Komplexitet förutsägs: Om det förväntas att användningen av denna databas kommer att bli verksamhetskritisk eller fylla ett mycket större behov än vad som ursprungligen planerats, rekommenderas det att söka efter alternativa databaser, till exempel en som är designad med SQL Server.
- Efterlevnad: Vissa regler (som t.ex. kraven i Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA &PCI – Payment Card Industry) som gäller för många företag garanterar användningen av en avancerad, helt granskbar databas.
En organisations databasbehov är vanligtvis oförutsägbara och förändras över tiden. Sunda databaser skapas och växer så småningom och modifieras under ett företags liv. När de står inför dessa utmaningar fortsätter MS Access-databaser ofta att användas "i befintligt skick" och tjänar i allmänhet tillräckligt bra. Men när en nödsituation dyker upp kan det vara svårt att hitta pålitlig, erfaren support. Därför rekommenderas det starkt att du planerar tidigt för nästa utvecklingsstadier och har ett erfaret team som hjälper dig. Oavsett om det behövs en liten databasförbättring eller en fullständig plan för framtiden, är Arkware redo att vara din guide! 