Om ditt företag har använt kalkylblad för att spåra lager kan du vara redo att gå över till ett kraftfullare databasprogram som Microsoft Access. Lagerdatabaser är viktiga av flera skäl, inklusive lagring av detaljer och kvantiteter av de produkter du lagerför, tillsammans med deras leverantörer. Med en välorganiserad databas kan du minska tiden, kostnaderna och ansträngningen för lagerhantering.
Nedan finns fem enkla steg som hjälper dig att skapa en inventariedatabas med Access.
Steg 1. Tänk på dina affärsbehov.
Tänk på vad din databas behöver för att vara till hjälp för ditt företags lager. Vilka saker bär du till exempel? Finns det skillnader som måste noteras? Vad är omsättningstiderna? Detta är den typ av information som bör inkluderas i din databas.
Ta också reda på hur databasen kommer att implementeras i din programvaruarkitektur. Med andra ord, hur kommer Access att interagera med dina andra program? Din IT-personal bör kunna hjälpa dig med detta.
Steg 2. Installera Access på din dator.
Bestäm var din databas ska lagras – på din persondator, på en intern server eller av en tredje part. Den kan sedan laddas ner och installeras. Microsoft Access är en del av Office 365. Du kan köpa bas- eller premiumversionen och betala $8,25 respektive $12,50 per användare och månad. Premiumversionen kommer med ytterligare tjänster, såsom Microsoft Exchange, SharePoint och Teams.
Steg 3. Bygg din databas.
När du har installerat den kan du börja bygga din lagerdatabas. Om du har använt Microsoft Office tidigare kommer Access att kännas bekvämt och bekant. Att bygga en databas av hög kvalitet som är fri från fel kan dock vara svårt att göra i början.
För att säkerställa att din lagerdatabas är välbyggd, överväg att arbeta med ett databasutvecklingsföretag. På så sätt kan du känna dig trygg i att din databas är korrekt.
Steg 4. Finjustera din databas.
När du har dina fält i – beställda enheter, mottagna enheter, produktinformation etc. – kan du finjustera databasen enligt dina anteckningar. Se till att etablera relationer mellan fälten. Ta reda på vilka värden du kommer att ha returnerat när du använder databasen och ett sätt att lagra dem. Undvik också att ha dubbletter av data i flera fält.
Steg 5. Ange informationen.
När din databas är korrekt inställd kan du börja fylla den med information. Även om du kan mata in data för hand, är ett enklare alternativ att importera ditt tidigare kalkylblad. Om du använde Excel kan du klicka på "Excel" och importera ditt kalkylblad på detta sätt. Eftersom båda programmen är utvecklade av Microsoft bevaras de vanligtvis vid import från det ena till det andra.
Det här är en kort sammanfattning av hur man gör en inventeringsdatabas på Access, men om du har fler frågor, kontakta Arkware idag. Vi hjälper gärna till med alla stadier av att skapa, hantera och lagra din lagerdatabas.