Alla företag är inte säkra på när det är dags att flytta till en databas. Excel är ett användbart kalkylprogram som kan möta behoven hos många småföretag. Men när deras verksamhet växer, eller de vill ha fler funktioner, är det vettigt att hoppa till en databas som MS Access.
Så hur vet du vad som är rätt för ditt företag och när det är dags att byta? Sanningen är att du förmodligen borde använda Excel och Access tillsammans, snarare än att ersätta den ena med den andra.
Låt oss börja med att diskutera de grundläggande uppgifterna som Excel och Access används för, och hur du vet när det är dags att uppgradera till en databas.
Vad används varje verktyg till?
Microsoft Excel är ett kalkylarksverktyg som används för följande uppgifter:
- Dataanalys
- Beräkningar, statistiska jämförelser
- Diagramhantering
- Generera delbara utdata
Microsoft Access är ett databasverktyg som används för följande uppgifter:
- Datahantering
- Visa dataunderuppsättningar, komplexa frågor
- Rapporter för datasammanfattning
- Automatisering för vanliga evenemang
- Databas som används av flera användare
Kort sagt, Excel är till för att analysera data, medan Access är till för att hantera data.
Hur vet jag när det är dags att lägga till åtkomst?
Om du för närvarande använder Excel inser du potentialen som denna kalkylprogram erbjuder. Den analyserar effektivt numerisk data och är relativt lätt att lära sig. De senaste versionerna kommer också packade med massor av mallar och genvägar för att göra ditt jobb enklare.
Men när du behöver hantera hundratals eller tusentals kalkylblad, spricker Excel under trycket. Det blir allt svårare att hantera data och uppdatera dina formler. Om du har svårt att hantera dina kalkylblad är detta ett säkert tecken på att du behöver en större och mer omfattande databas.
Fördelen med Access är att det tillhandahåller en lagringslösning för data som behöver hämtas och analyseras på olika platser. Du kan komma åt dessa register när som helst och göra lämpliga ändringar. Eftersom varje post får ett ID kan du sortera, filtrera och fråga dina databaser baserat på dina mål.
Slutsats
Eftersom Excel blir överbelastat med kalkylblad och du tycker det är svårare att underhålla och uppdatera dina data, är det ett tydligt tecken på att du är redo att flytta till Access. Men kasta inte in handduken med Excel. Du kan importera Access till Excel och vice versa och njuta av det bästa av två världar.