Många företag använder Microsoft Excel för att hantera sina data, men de vet inte vad de missar genom att inte uppgradera till en databas! Kalkylblad kan se ut som databaser, men ett kalkylblad är inte alls lika kraftfullt som ett. Dessutom är det ofta tråkigt och krångligt att få information in och ut ur ett kalkylblad. Mycket manuell datainmatning krävs, och det ökar risken för fel.
Om du funderar på att uppgradera från Microsoft Excel till Microsoft Access gör du ett utmärkt val som gör att ditt företag kan bli säkrare och effektivare. Nedan delar vi några tips om hur du ser den största avkastningen från din Access-databas.
MS Access är användarvänligt. Du kan använda den utan att behöva lära dig ett programmeringsspråk.
Microsoft Access är tillgängligt med ditt Office-prenumeration, och du behöver inte lära dig något programmeringsspråk för att använda det. Access anses vara en icke-teknisk databasapplikation som är användarvänlig för den genomsnittliga personen. Faktum är att du kan använda den för att skapa appar utan att behöva en bakgrund i kodning.
Vi rekommenderar att du dyker in i Access och testar funktionerna så att du blir bekant med skillnaderna mellan en databas och ett kalkylblad. Men ägna inte tid åt att försöka lära sig ett nytt programmeringsspråk. Detta är inte nödvändigt för att använda de grundläggande funktionerna i Microsoft Access.
Använd bara det antal tabeller som din ansökan kräver.
Det finns inget "rätt" antal tabeller som du behöver i din ansökan. Använd lämplig mängd – varken mer eller mindre. Nybörjare databasanvändare har en tendens att använda för få tabeller och slutar med att försöka klämma in för mycket information på en enda plats. Å andra sidan skapar vissa användare dussintals databaser, när de egentligen bara behöver ett fåtal.
Undvik att upprepa och redundanta data.
En annan sak du vill undvika är att upprepa data i en enda tabell. Relationell databasdesign hanterar repeterande data genom att dela upp dem i en separat tabell. Så om du märker att du numrerar fältnamn som Artikel 1, Artikel 2, Artikel 3 , etc., skapa en separat tabell för att lagra data.
Detsamma är fallet med redundant data – undvik det! Redundanta data behöver inte finnas i din databas, och det kan faktiskt korrumpera dina data. Om du till exempel har en kunds namn lagrat i två tabeller och bara uppdaterar en av tabellerna är informationen inte längre tillförlitlig.
Använd en namnkonvention för att undvika förvirring.
När du väljer en namnkonvention för dina databasobjekt bör du hålla fast vid den för att undvika förvirring. På så sätt kommer alla databastabeller, kolumner, begränsningar och andra objekt att namnges på ett konsekvent och tillförlitligt sätt. Den goda nyheten är att du kan välja vilken namnkonvention du vill (inom rimliga gränser) – nyckeln är att vara konsekvent.
Använd null bara när du behöver.
Nullor är ofta överanvända. Det verkliga syftet med att använda null är när ett informationsfält verkligen är okänt. Detta skiljer sig från ett fält som måste lämnas tomt. Som ett exempel, när du fyller i raderna Adress 1 och Adress 2 i en tabell, lämnas raden Adress 2 vanligtvis tom. Men "blank" är ett känt värde, så du behöver inte sätta null.
Konsultera med en Microsoft Access-konsultexpert.
Slutligen, se till att du har en Microsoft-teknikexpert att rådgöra med. När ditt företag växer och förändras kan dina databasbehov lika bra. Det är viktigt att din databas alltid fungerar för dig och förser dig med säker, konsekvent data. Genom att samarbeta med ett team av databasexperter kan du få ut det mesta av din databas.
Arkware tillhandahåller Microsoft Access-support och ersättningstjänster för företag av alla storlekar. Boka in din kostnadsfria konsultation för att diskutera dina databasbehov.