Så här skapar du en rapport från en tabell i Access 2016

Du kan skapa en rapport direkt från en tabell i Access 2016. Access genererar automatiskt en rapport baserat på den valda tabellen eller frågan.

Så här skapar du en rapport från en befintlig tabell.

1. 

   Utlösa rapportkommandot

   I den vänstra navigeringsrutan väljer du den tabell som du vill basera rapporten på.

   Klicka nu på Rapportera på menyfliksområdet (från Skapa fliken).

2. 

   Rapporten

   En rapport kommer att visas som innehåller alla fält från tabellen.

   Den visas i Layout View, som är en vy som möjliggör redigering. Du kan också byta till designvy för mer kontrollerad redigering, samt rapportvy och förhandsgranskning för att se hur det ser ut för användaren.

   Du kan lämna rapporten som den är, eller så kan du anpassa den efter behov.

   Du kan stänga den vänstra navigeringsrutan för att ge mer utrymme för rapporten.

   För att göra detta, klicka på den lilla « ikonen överst i navigeringsfönstret.

Ändra rapporten

Beroende på dina behov är det troligt att rapporten behöver modifieras innan den är redo för e-post eller utskrift.

Kontrollera särskilt att den innehåller rätt fält och att den inte är för bred för att skrivas ut. Om den är för bred kommer den att förbruka extra många sidor i onödan.

• 

  Ta bort onödiga fält

  När du skapar en rapport baserad på en befintlig tabell, finns det alltid möjlighet att det finns fält som du inte behöver i rapporten. Ta i så fall bort alla onödiga fält.

  För att radera ett fält, högerklicka på det och välj Ta bort från den sammanhangsberoende menyn.

  Du kan också ta bort flera fält samtidigt genom att välja det första och hålla ned Skift tryck ner och välj sedan den sista.

  Använd Ctrl för att välja icke-angränsande fält nyckel istället.

• 

  Ändra formateringen

  Du kan ändra färger, typsnitt, storlekar etc som du vill.

  I det här exemplet tar vi bort konturen som Access automatiskt ställer in på fälten. Mer exakt, vi sätter bara konturerna till transparenta.

  Du kan också använda egenskapsbladet för att ändra formateringen. För att öppna egenskapsbladet, klicka på Egenskapsbladet knappen på menyfliksområdet (under Design fliken).

  Om egenskapsbladet redan är öppet när du väljer ett fält, kommer det automatiskt att visa egenskaperna för det fältet.

• 

  Vanligt breddfel

  Håll utkik efter en liten varningsikon längst upp till vänster i rapporten som varnar om att din rapport är bredare än sidbredden.

  Du kommer troligen att få den här varningen om din rapport innehåller många fält bredvid varandra.

  Du kan antingen flytta dem, ändra storlek på dem eller ta bort dem. Du kan också ändra sidstorleken eller orienteringen om det är ett lämpligt alternativ för dig.

  I det här exemplet, även om ett antal fält raderades och de återstående fälten flyttades till vänster, finns sidfoten fortfarande kvar i sin ursprungliga position. Detta pressar ut bredden för långt. Om rapporten skrevs ut nu, skulle det göra att extra tomma (eller nästan tomma) sidor skrivs ut - slöseri med papper.

• 

  Åtgärda felet

  Klicka på varningsmeddelandet för att öppna en rullgardinslista med möjliga lösningar på problemet.

  Välj ett alternativ för att se om det löser problemet. Du kan behöva välja mer än en.

  Klicka på Välj kontrollen längst till höger kan vara praktiskt för att markera kontrollen som orsakar problemet. Du kan sedan flytta kontrollen åt vänster, ta bort den eller ändra dess bredd.

  Klicka på Ta bort extra rapportutrymme kan användas efter att du har flyttat några stötande element.

• 

  Rapporten med den justerade bredden

  När du har åtgärdat ovanstående fel visas nu rapporten smalare och varningsmeddelandet försvinner.

• 

  Rapporten i layoutvy

  Byt till layoutvy för att se hur det ser ut där.

• 

  Rapporten i rapportvy

  Växla till rapportvyn för att se hur det ser ut där.

• 

  Rapporten i förhandsgranskning

  Och slutligen, byt till Förhandsgranskning för att se hur det kommer att se ut när det skrivs ut.

  Det är en bra idé att se hur många sidor rapporten kommer att skrivas ut innan den skrivs ut. Du kan använda sidnumreringskontrollen längst ner i rapporten för att hoppa framåt till sista sidan och kontrollera sidnumret som anges vid kontrollen.

Glöm inte att spara rapporten när du är klar. I alla fall kommer Access att uppmana dig att spara den när du försöker stänga den.