En rapports egenskaper

Specialfönster för dataurval och postfiltrering

Filtrera efter värde

I en typisk tabell har varje kolumn ett eller flera värden. Som nämnts i vår introduktion till sortering kan en kolumn ha samma värde som förekommer om och om igen medan en annan kolumn kan ha ett annat värde för varje post. För att hjälpa dig att välja ett värde som upprepas i ett fält, tillhandahåller Microsoft Access ett bekvämt fönster med en lista över värden där varje är unikt. Så här visar du den listan:

Klicka på en kolumnrubrik eller valfri cell under en kolumn för en tabell eller fråga, eller klicka på en kontroll eller dess tillhörande etikett i ett formulär. Klicka sedan på knappen Filtrera i avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet
På en tabell eller fråga klickar du på den nedåtriktade knappen till höger om rubriken i kolumnen

I båda fallen visas ett fönster som innehåller värdena för den kolumn där åtgärden utfördes. Varje värde har en kryssruta:

I fönstret som kommer upp, förutom värdena för kolumnen, finns objekten (Välj alla) och (Blanka) (värdena för kolumnerna i den markerade listrutan är ordnade i alfabetisk ordning; Välj alla och Blanks finns i parentes eftersom de inte beaktas för det alfabetiska arrangemanget). För att stänga fönstret, tryck på Esc eller klicka på Avbryt.

När fönstret kommer upp, för att välja endast det värde vars post(er) måste visas, avmarkera kryssrutan för (Select All):

Klicka sedan på kryssrutan för det objekt du vill ha. Här är ett exempel:

Klicka sedan på OK. Detta skulle endast visa de poster som delar värdet som hade kryssrutan:

På samma sätt kan du bara visa tomma fält genom att välja alternativet (Blanka).

För att ta bort filtret såg vi att du kunde klicka på knappen Växla filter på menyfliksområdet. Ett alternativ är att klicka på knappen Filtrerat längst ned i en tabell, en fråga eller ett formulär. Som ett alternativ, visa fönstret igen, klicka på alternativet (Välj alla) och klicka på OK.

Praktisk inlärning:Filtrera efter ett värde

Starta Microsoft Access och öppna Altair Realtors2-databasen från föregående lektion
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på formuläret Egenskaper för att öppna det
Klicka på Villkor
Om det behövs, på menyfliksområdet, klicka på Hem.
Klicka på Filtrera i avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet
I listan som visas klickar du på (Markera alla) för att avmarkera alla kryssrutor
Klicka på kryssrutan Utmärkt
Klicka på OK
Navigera till olika egenskaper och lägg märke till att endast de som är i utmärkt skick visas
På menyfliksområdet klickar du på Växla filter

Filtrera efter formulär

Förutom de tekniker och fönster som vi hittills har använt för dataanalys, tillhandahåller Microsoft Access en annan funktion som kallas filtrering efter formulär. För att starta det, öppna en tabell eller fråga i databladsvy, eller ett formulär i formulärvy eller i layoutvy. Klicka på Hem på menyfliksområdet. I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Filtrera efter formulär . Tabellen, frågan eller formuläret skulle bli tomt och alla poster döljs:

För att välja ett värde, klicka på cellen under kolumnrubriken. En kombinationsruta skulle komma upp. Klicka på pilen för den kombinationsrutan för att visa dess värden:

Kombinationsrutan innehåller varje distinkt värde i kolumnen. Om några poster är tomma, skulle det finnas ett första tomt tomt fält i listan. För att filtrera posterna, välj det tomma eller önskade värdet från listan. Som ett alternativ är kombinationsrutan en redigerbar textruta. Det betyder att du istället för att välja ett värde från listan kan skriva ett booleskt uttryck.

Efter att ha gjort ett urval eller skrivit uttrycket, för att tillämpa filtret:

Högerklicka på kolumnrubriken i tabellen eller frågan, eller kontrollen (eller dess medföljande etikett) i formuläret och klicka på Använd filter/sortering
I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet, klicka på knappen Växla filter
I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Använd filter/sortera

Denna åtgärd skulle få tabellen, frågan eller formuläret att visa resultaten.

Efter filtrering lagras värdet (kriteriet) i minnet och du kan filtrera igen hur många gånger du vill. Annars kan du ta bort filtret. För att göra detta:

Högerklicka på en cell i kolumnen där filtreringen utfördes på en tabell eller fråga, eller högerklicka på kontrollen (eller dess medföljande etikett) i formuläret och klicka på Rensa filter från ... (detta är följt av namnet på fältet eller kontrollen)
I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet klickar du på knappen Växla filter
Klicka på valfri cell i tabellen eller frågan, eller klicka på valfri kontroll i formuläret. I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Rensa alla filter

Praktisk inlärning:Filtrering efter formulär

Om det behövs, på menyfliksområdet, klicka på Hem.
Klicka på Avancerat på menyfliksområdet och klicka på Filtrera efter formulär
Högerklicka var som helst på formuläret och klicka på Rensa rutnät
Klicka på Berättelser, klicka sedan på pilen i kombinationsrutan som visas och välj 3
Högerklicka på ett ledigt område i formuläret och klicka på Använd filter/sortering
Navigera till olika poster. Observera att endast de egenskaper som har 3 nivåer visas
Stäng formuläret
Öppna databasen StatesStatistics3 från föregående lektion
På menyfliksområdet, klicka på Skapa och klicka på Frågedesign
I Visa tabell klickar du på Tillstånd, klickar på Lägg till och klickar på Stäng
I topplistan dubbelklickar du på StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital och Region
Förhandsgranska resultaten i databladsvyn
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Filtrera efter formulär
Klicka på cellen under Region
Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj New England
Klicka på knappen Växla filter på menyfliksområdet för att köra
Ändra följande egenskaper på fliken Hem på menyfliksområdet:
Ändra följande egenskaper:
Teckensnittsnamn:Bookman Old Style (om du inte har det teckensnittet, välj Times New Roman)
Teckenfärg:guld, accent 4, ljusare 80 % (temafärger:8:e kolumnen, 2:a raden)
Bakgrundsfärg:blå, accent 1, mörkare 50 % (temafärger:5:e kolumnen, 6:e raden)
Alternativ radfärg:blå, accent 1 (temafärger:5:e kolumnen, 1:a raden)
För att ändra filtret klickar du på knappen Växla filter på menyfliksområdet
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Filtrera efter formulär
Klicka på cellen under Region, tryck på Hem och skriv <> (för att få <>"New England" )
För att köra, högerklicka var som helst i fönstret och klicka på Använd filter/sortering
För att ta bort filtret, klicka på knappen till höger om Region i fönstret och klicka på Rensa filter från Region
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Filtrera efter formulär
Ta bort <>"New England"
Klicka på cellen under Area in Sqr Miles och skriv <=20000 och tryck på Retur
För att ansöka klickar du på Avancerat på menyfliksområdet och klickar på Använd filter/sortering
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Filtrera efter formulär
Ta bort uttrycket <=20000
Klicka på cellen nedanför Datum för antagning till unionen och skriv MELLAN #1/1/1880# OCH #12/31/1920# och tryck på Retur
Använd filtret med en av de tekniker vi redan använt
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Filtrera efter formulär
Ta bort uttrycket i fönstret
Klicka på cellen under Region och skriv IN("mountain", "pacific", "new england") och tryck på Retur
Använd filtret
Stäng frågan utan att spara den

Objektfilterfönstret

För att hjälpa dig att ställa in ett villkor för dataanalys tillhandahåller Microsoft Access ett fönster som liknar designvyn för en fråga. Fönstret låter dig välja ett eller flera fält och ställa in ett (vissa) villkor för det/dem. Namnet på det fönstret är en kombination av namnet på objektet från vilket du öppnade det, ordet Filter och ett inkrementellt nummer (1, 2, 3 och så vidare).

För att öppna fönstret Objektfilter, visa tabellen, frågan eller formuläret i databladsvyn, formuläret i formulärvyn eller layoutvyn eller rapporten i rapportvyn eller layoutvyn. Klicka på Hem på menyfliksområdet. I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Avancerat filter/sortera... Ett fönster som designvyn för en fråga skulle visas.

För att använda objektfiltret, välj (endast) den eller de kolumner som du vill tillämpa ett villkor på. Efter att ha valt en kolumn, i den nedre delen av fönstret, i rutan Kriterier som motsvarar kolumnen, skriv ett booleskt uttryck. Efter att ha valt en kolumn och ställt in ett villkor, för att tillämpa det:

Högerklicka på fönstret och klicka på Använd filter/sortering
I avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Använd filter/sortera

För att ta bort det tidigare kriteriet, högerklicka på fönstret och klicka på Rensa rutnät. Efter att ha använt rutnätet kan du stänga det och hålla tabellen, frågan eller formuläret öppet.

Praktisk inlärning:Filtrering med hjälp av objektfilterfönstret

Öppna Monson University1-databasen från lektion 24
Dubbelklicka på tabellen Anställda i navigeringsfönstret.
Ändra följande egenskaper:
Teckensnittsnamn:Constantia (om du inte har det teckensnittet, välj Times New Roman)
Teckenfärg:Vit
Bakgrundsfärg:Fler färger:Röd:128, Grön:0, Blå:0
Alternativ radfärg:Rödbrun (Standardfärger:6:e kolumnen, 1:a raden)
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Avancerat filter/sortera...
Från den övre delen, dubbelklicka på DepartmentCode
I den nedre delen klickar du på rutan Kriterier för kolumnen Avdelningskod och skriver fina
Högerklicka på ett ledigt område i fönstret och klicka på Använd filter/sortering
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Avancerat filter/sortera...
Längst ned i fönstret, ersätt DepartmentCode med Titel
Ersätt fina med Som "*dean*" (vilket betyder att vi vill ha alla poster där titeln innehåller ordet Dean)
På menyfliksområdet, klicka på Avancerat och klicka på Använd filter/sortera...
Stäng tabellen utan att spara den

Frågebyggaren

De flesta formulär och rapporter använder en tabell eller en befintlig fråga som postkälla. Som ett alternativ kan du ange en SQL-sats som postkälla för ett formulär eller en rapport. Om du känner till uttalandet du vill använda kan du skriva det direkt i fältet Record Source i egenskapsbladet för ett formulär eller en rapport i designvyn. Som ett alternativ kan du klicka på ellipsknappen från postkällan. Detta skulle öppna ett speciellt fönster som liknar designvyn för en fråga. Det kallas för frågebyggaren.

När frågebyggaren visas har menyfliksområdet en designflik:

Som framgår när du utformar en fråga, efter att ha valt några fält och eventuellt ställt in ett villkor, om du vill förhandsgranska resultatet, klicka antingen på knappen Visa eller körningen -knappen. När du är klar med att bygga frågan, för att återgå till formuläret eller rapporten, klicka på knappen Stäng på menyfliksområdet. Du kan få ett meddelande. Läs den och klicka på Ja.

Efter att ha skapat formuläret eller rapporten, om du tar bort det (formuläret eller rapporten), skulle även SQL-satsen gå förlorad.

Praktisk inlärning:Använda Query Builder

På menyfliksområdet, klicka på Skapa och klicka på Formulärdesign
I egenskapsbladet, klicka på fliken Alla, klicka sedan på Record Source och klicka på dess ellipsknapp
I dialogrutan Visa tabell klickar du på Elever, klickar på Lägg till och klickar på Stäng
I topplistan dubbelklickar du på StudentNumber, FirstName, LastName, Gender och MajorID
Längst ned i fönstret klickar du på rutan Kriterier för MajorID och skriver 1021
Klicka på knappen Stäng på menyfliksområdet
När du tillfrågas om du vill spara ändringarna klickar du på Ja
Spara formuläret som Datavetenskapsstudenter
På menyfliksområdet klickar du på Design och klickar på Lägg till befintliga fält
I fältlistan dubbelklickar du på Studentnummer, Förnamn, Efternamn och Kön
I avsnittet Kontroller på menyfliksområdet, klicka på kombinationsrutan och klicka på formuläret
På den första sidan i guiden, se till att den första radion är vald och klicka på Nästa
På den andra sidan i guiden klickar du på Tabell:Majors och klickar på Nästa
På den tredje sidan i guiden, dubbelklicka på Major och klicka på Nästa
På den fjärde sidan i guiden klickar du på Nästa
På den femte sidan i guiden klickar du på Nästa
På den sjätte sidan i guiden, klicka på pilen i kombinationsrutan och välj MajorID
Klicka på Nästa och klicka på Slutför
Utforma formuläret enligt följande:
Spara och stäng formuläret
Stäng Microsoft Access