Introduktion till registerunderhåll

Hjälp med datainmatning

Ett standardvärde för ett fält

Ibland är de flesta värden i ett fält desamma. Om du till exempel skapar en tabell för anställningsansökningar skulle de flesta anställda komma från samma delstat och bara vissa poster skulle ha ett annat värde för delstaten. Om du har ett sådant fält i en tabell kan du ange ett gemensamt värde för fältet. Under datainmatning skulle användaren endast ändra värdet om det skiljer sig från det vanliga. Ett sådant gemensamt värde kallas ett standardvärde.

För att ange ett standardvärde för ett fält:

I databladsvyn för en tabell, på menyfliksområdet, klicka på Fält. Klicka på Standardvärde i avsnittet Egenskaper. Detta skulle öppna uttrycksbyggaren med =i huvudtextrutan. Om du känner till det konstanta värdet du vill använda, skriv det. Klicka sedan på OK
Klicka på fältet i designvyn för en tabell i den övre delen. I den nedre delen av fönstret klickar du på Standardvärde och skriver in önskat värde

Standardvärdet bör vara korrekt skrivet:

Om fältet är textbaserat kan du skriva standardtexten som ingår i dubbla citattecken
Om fältet är numeriskt, skriv bara numret
Om fältet är datumbaserat och du vill ange en konstant (fast), skriv den mellan två #-tecken
Om du vill använda en (inbyggd) funktion, skriv om föregås av =och lägg till parenteserna. Om du använder Expression Builder, expandera Funktioner i listan till vänster och expandera Inbyggd funktion. I mittenlistan klickar du på den kategori funktionen tillhör. Från den högra listan, dubbelklicka på önskad funktion och konfigurera sedan funktionen på lämpligt sätt

Praktisk inlärning:Ställa in standardvärden

På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Öppna
I listan med filer klickar du på College Park Auto-Repair1
I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen Reparationsordrar och klickar på Designvy
I den övre delen av fönstret klickar du på Status
I den nedre delen klickar du på Standardvärde och skriver MD
I den övre delen av fönstret klickar du på TaxRate
I det nedre avsnittet klickar du på Standardvärde och skriver 0,0775
I den övre delen av fönstret klickar du på DropOffDateTime
I det nedre avsnittet klickar du på Standardvärde och skriver =Månad(Datum()) &"/" &Dag(Datum$()) &"/" &År(Datum$()) &" " &Hour(Time$()) &":" &Minute(Time$())
Spara tabellen
I navigeringsfönstret högerklickar du på formuläret Reparationsordrar och klickar på Designvy
I formuläret klickar du på textrutan DropOffDateTime och trycker på Delete
I avsnittet Verktyg på menyfliksområdet klickar du på Lägg till befintliga fält
Från fältlistan, dra DropOffDateTime och släpp på formuläret där den föregående textrutan var
Formatera etiketten och textrutan så att den ser ut som den föregående textrutan var:
Spara formuläret och växla det till formulärvy
Stäng formuläret

Valideringsregel

En valideringsregel är ett villkor som värdet som anges i ett fält måste uppfylla för att vara giltigt. Så här skapar du en valideringsregel:

Om tabellen visas i databladsvyn klickar du på Fält på menyfliksområdet. I avsnittet Fältvalidering klickar du på Validering och klickar på Fältvalideringsregel

Om tabellen visas i designvyn klickar du på fältet. I den nedre delen av fönstret klickar du på Valideringsregel och klickar på dess ellipsknapp

I båda fallen skulle åtgärden öppna uttrycksbyggaren där du kan skapa en regel.

Valideringstext

När villkoret i fältet Valideringsregel inte respekteras kan du visa en meddelanderuta för att meddela användaren. Så här skapar du meddelandet:

Om tabellen visas i databladsvyn klickar du på Fält på menyfliksområdet. I avsnittet Fältvalidering klickar du på Validering och klickar på Fältvalideringsmeddelande. Detta skulle öppna Enter Validation Message där du kan skriva det önskade meddelandet:

Om tabellen visas i designvyn klickar du på fältet. Klicka på Valideringstext i den nedre delen av fönstret och skriv önskat meddelande

Praktisk inlärning:Introduktion av logiska funktioner

I navigeringsfönstret, under Tabeller, dubbelklicka på RepairOrders för att öppna det i databladsvyn
Klicka på cellen under Kundnamn
På menyfliksområdet klickar du på Fält
I avsnittet Fältvalidering klickar du på Validering och klickar på Record Validation Rule
Se till att RepairOrders är markerat i listan med uttryckselement.
I listan Uttryckskategorier dubbelklickar du på Kundnamn
Typ ÄR INTE NULL
Klicka på OK
I avsnittet Fältvalidering klickar du på Validering och klickar på Record Validation Message
Skriv Se till att du anger namnet på kunden
Klicka på OK
Stäng tabellen

I navigeringsfönstret, under Formulär, högerklickar du på Reparationsordrar och klickar på Designvy
Klicka på Utförda jobb
Klicka på textrutan JobPerformed1
I egenskapsbladet klickar du på fliken Händelse
Klicka på Förlorat fokus och skriv

=IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Ange minst ett av jobben som utfördes på bilen"),"")
Spara formuläret

Värde krävs för ett fält

Om du tror att det måste finnas en post för ett visst fält för varje post, kan du kräva det av användaren. När du utför datainmatning, efter att ha skapat en post, kan användaren inte flytta till en annan post om ett värde för det fältet inte har angetts. Du kan ange att värdet på ett fält krävs när du skapar en tabell, oavsett om du arbetar i databladsvyn eller designvyn för tabellen:

I databladsvyn klickar du på valfri cell i kolumnen för att ange att värdena för ett fält krävs. Klicka på Fält på menyfliksområdet. I avsnittet Fältvalidering klickar du på kryssrutan Obligatoriskt. Som standard är kryssrutan Obligatorisk inte markerad
Klicka på fältet i designvyn i den övre delen. I den nedre delen klickar du på pilen i fältet Obligatoriskt och ställer in det på Ja. Dess standardvärde är Nej

Praktisk inlärning:Ange obligatoriska fält

På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Ny
Klicka på Blank Desktop Database och ställ in filnamnet till Chemistr2
Klicka på Skapa
På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Alternativ
Klicka på Aktuell databas på vänster sida och på höger sida, under Alternativ för dokumentfönster, klicka på alternativknappen Överlappande Windows
Klicka på OK
Läs meddelanderutan och klicka på OK
Stäng standardtabellen utan att spara den
På menyfliksområdet, klicka på Skapa och klicka på Tabelldesign
Skriv Atomnummer och tryck på Tab
Högerklicka på AtomicNumber och klicka på Primärnyckel
Ange dess datatyp som Number och dess bildtext som Atomic #
I den övre delen, klicka på cellen under AtomicNumber, skriv Symbol och tryck på F6
I den nedre delen av fönstret, klicka på Obligatoriskt, klicka sedan på pilen i kombinationsrutan och välj Ja
Ställ in fältstorleken till 5
I den övre delen, klicka på cellen under Symbol, skriv AtomicWeight och tryck på Tab
I den nedre delen av fönstret, dubbelklicka på Required för att ställa in dess värde till Ja
Ställ in de andra egenskaperna enligt följande:
Datatyp:Nummer
Fältstorlek:Singel
Bildtext:Atomvikt
Högerklicka på fliken i fönstret och klicka på Databladsvy
När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
Sätt namnet på Element och klicka på OK
På menyfliksområdet klickar du på Fält
På tabellen klickar du på en cell under Symbol
I avsnittet Lägg till och ta bort på menyfliksområdet klickar du på Kort text
Skriv Elementnamn och tryck på Retur
Klicka på en cell under Elementnamn
I avsnittet Fältvalidering på menyfliksområdet, klicka på kryssrutan Obligatoriskt
I avsnittet Egenskaper på menyfliksområdet, klicka på textrutan Fältstorlek och skriv 40
Klicka på Namn och bildtext
Klicka på Bildtext, skriv Elementnamn och klicka på OK
Högerklicka på fliken i fönstret och klicka på Designvy
Lägg till följande fält i tabellen:

Fältnamn Fältstorlek Färg 40 Fas 32
För att spara tabellen, tryck på Ctrl + S

Ett fälts ogiltighet

När du skapar en tabell i SQL, för att indikera att varje post i ett fält måste anges, efter datatypen för ett fält, skriv NOT NULL . Här är ett exempel:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

För att indikera att ett fält kan lämnas tomt, ange antingen inte dess ogiltighet eller ställ in dess alternativ som NULL .

Det unika med en skiva

När data läggs in i fält är det möjligt att ha samma värde för ett fält i olika poster, till exempel två personer som bor i samma stat. Detta betraktas som ett duplikatvärde. I vissa andra fall kanske detta inte är acceptabelt. Du kanske till exempel inte vill att två anställda ska ha samma anställningsnummer. I det här fallet måste du se till att posterna är unika.

Om en tabell visas i databladsvyn, för att indikera att varje post i ett fält måste vara unik, klicka på valfri cell i den kolumnen. Klicka sedan på Fält på menyfliksområdet. I avsnittet Fältvalidering, klicka på kryssrutan för alternativet Unik.

När du skapar en tabell i SQL, för att indikera att varje post i ett fält måste vara unik, efter datatypen för ett fält, skriv UNIQUE . Här är ett exempel:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Indexerade fält

Indexering är möjligheten att hålla reda på posterna i ett fält som att kontrollera när de är unika eller dubbletter. Denna egenskap kan ställas in när du skapar eller konfigurerar en tabell i antingen databladsvyn eller designvyn. Klicka på valfri cell i kolumnen för att ange indexeringen av ett fält i databladsvyn. Klicka sedan på Fält på menyfliksområdet. I avsnittet Fältvalidering klickar du på kryssrutan för alternativet Unik.

Klicka på fältet i designvyn i den övre delen. Klicka på pilen för den indexerade egenskapen i det nedre avsnittet. Denna egenskap kan ställas in med ett av tre värden:

Om inställt på Nej (dess standard), ingen dubbelvärdekontroll kommer att göras
Om du vill att databasmotorn ska leta efter dubbletter men inte nödvändigt vidta någon åtgärd, ställ in den här egenskapen till Ja (Duplicates OK)
Om du inte vill ha ett duplikatvärde av samma fält i olika poster, ställ in fältets Indexed-egenskap till Yes (No Duplicates)

Praktisk inlärning:kontrollera indexerade fält

I den övre delen klickar du på Symbol
I den nedre delen klickar du på Indexerad för att visa dess kombinationsruta. Klicka på pilen i kombinationsrutan Indexerad och välj Ja (inga dubbletter)
I den övre delen klickar du på Elementnamn
Dubbelklicka på Indexerad i den nedre delen dubbelklicka sedan på den igen för att ställa in dess värde till Ja (inga dubbletter)
Stäng tabellen
När du tillfrågas om du vill spara tabellen klickar du på Ja

Välja, kopiera och klistra in poster

Inledning

Postunderhåll består av att välja, kopiera, klistra in, uppdatera och/eller ta bort poster etc. För att hjälpa dig med några av dessa operationer på en tabell eller ett formulär är fliken Hem på menyfliksområdet utrustad med en sektion som heter Hitta:

Fältval

Du kan välja alla värden för en eller en grupp kolumner. Klicka på kolumnrubriken för att välja alla värden i en kolumn. För att välja kolumner i ett intervall, använd Skift-tangenten medan du markerar kolumnerna i varje intervall.

Vissa av operationerna du kommer att utföra på en eller flera poster i en tabell kräver att posten/posterna väljs först:

För att välja en rad eller post i databladsvyn, placera musen på önskad radrubrik:

Klicka sedan
För att välja en post klickar du på valfri cell på dess rad. Klicka på Hem på menyfliksområdet. I avsnittet Sök klickar du på knappen Välj och klickar på Välj

För att välja mer än en post, klicka och håll musen på en av deras rubriker

Dra sedan för att täcka den andra önskade raden eller radernas rubriker:

När alla önskade rader är markerade släpper du musen. En annan teknik som används för att välja mer än en rad består av att klicka på en rad som kommer att vara i ena änden, trycka och hålla ned Shift och sedan klicka på raden som kommer att vara i andra änden.

Så här väljer du alla poster i en tabell:

Tryck på Ctrl + A
Klicka på knappen i skärningspunkten mellan kolumnrubrikerna och radrubrikerna

Detta skulle producera:

Kopiera och klistra in poster

För att kopiera värdena för en kolumn, placera musen på kolumnrubriken, högerklicka och klicka på Kopiera:

För att kopiera poster från många kolumner, välj först kolumnerna. Högerklicka sedan på en av de valda kolumnrubrikerna och klicka på Kopiera

Efter att ha valt (a) poster kan du kopiera den/dem och klistra in dem någonstans. Du kan till exempel klistra in posterna i alla program som accepterar text.

Praktisk inlärning:Kopiera och klistra in poster

Öppna FunDS2-databasen
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på tabellen StoreItems
Placera muspekaren på rutan till vänster till 112055 och högerklicka:
Klicka på Kopiera
Starta Anteckningar
Klicka på Inside Notepad och klicka på Klistra in
Högerklicka på knappen i skärningspunkten mellan kolumnrubrikerna och radrubrikerna och klicka på Kopiera
Starta Microsoft Excel
I Blad1 högerklickar du på Cell B4 och klickar på Klistra in
Stäng Microsoft Excel
När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Nej

Registrera val på ett formulär

Postval på ett formulär beror på typen av formulär.

För att välja en post i en formulärvy, klicka på fältet till vänster, som kallas postväljaren:

För att välja en post i tabellform, klicka på dess radrubrik.

För att kopiera en post, högerklicka på postväljaren och klicka på Kopiera:

Hitta och ersätta data

Redigera data

För att redigera en post, lokalisera först de avsedda posterna och leta sedan upp fältet som innehåller värdet. Använd dina kunskaper om textbehandling för att redigera värdet.

Praktisk inlärning:redigera data

På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Öppna
I listan med filer klickar du på Cruise1 (eller öppnar den från filerna som medföljer dessa lektioner)
Dubbelklicka på tabellen Kunder i navigeringsfönstret.
Klicka på den tomma rutan under Efternamn för konto nr 415-939-497
Skriv Harrison och tryck på Retur
Stäng tabellen
Dubbelklicka på formuläret Kunder i navigeringsfönstret.
Klicka på textrutan Förnamn
Skriv Kelly
Klicka på knappen Nästa inspelning för att komma till nästa post
Fortsätt att trycka på Tabb tills du kommer till den tomma textrutan för nödnamn
Skriv Mariella Shuster
Stäng formuläret

Hitta data

För att börja leta efter ett värde, klicka på knappen Sök eller tryck på Ctrl + F. Detta skulle öppna dialogrutan Sök och ersätt med fliken Sök vald:

Dialogrutan Sök och ersätt är modelllös, vilket innebär att du kan komma åt tabellen eller formuläret i bakgrunden medan dialogrutan finns.

Praktisk inlärning:redigera data

Cruise1-databasen bör fortfarande vara öppen.
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på tabellen Kunder
I avsnittet Sök på menyfliksområdet klickar du på knappen Sök
Skriv gra i kombinationsrutan Hitta vad
I kombinationsrutan Sök i väljer du Aktuellt dokument
Välj Valfri del av fält i kombinationsrutan Matcha
Klicka på Hitta nästa.
Lägg märke till att ett andra resultat hittas
Klicka på Hitta nästa igen och lägg märke till namnet Gradner
Klicka på Nästa igen för att se ett annat resultat
När meddelanderutan visas, läs den och klicka på OK
Stäng dialogrutan Sök och ersätt
Stäng tabellen Kunder

Ersätter data

För att hjälpa dig att ersätta data har dialogrutan Sök och ersätt en Ersätt-sektion. För att få det klickar du på knappen Ersätt i sektionen Sök på menyfliksområdet eller tryck på Ctrl + H. Detta öppnar dialogrutan Sök och ersätt med fliken Ersätt vald:

Praktisk inlärning:redigera data

Cruise1-databasen bör fortfarande vara öppen.
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på formuläret Kunder
Tryck på Ctrl + H (eller, i sektionen Sök på menyfliksområdet, klicka på knappen Ersätt )
Skriv gradner i kombinationsrutan Hitta vad
I kombinationsrutan Ersätt med skriver du Gardner
I kombinationsrutan Sök i väljer du Aktuellt dokument
Välj Valfri del av fält i kombinationsrutan Matcha
Klicka på Hitta nästa
När värdet har hittats klickar du på Ersätt
Stäng dialogrutan Sök och ersätt
Stäng formuläret
På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Öppna
I listan med filer klickar du på FunDS2

Uppdatera och ta bort poster

Inledning

Om du inte formellt hade upprättat en relation mellan två tabeller men hade angett att posterna från en tabell matas till en annan tabell, om du ändrar värdet på (primär eller främmande) nyckel i en av tabellerna, kanske den andra tabellen inte ta emot uppdateringen. Det är därför en formell och välskött relation är viktig.

När en post ändras i primärnyckeln för en överordnad tabell, är det en bra idé att alla poster för den främmande nyckeln, i den underordnade tabellen, får samma uppdatering. När en post för primärnyckeln raderas bör den underordnade tabellen meddelas. Dessa kallas för att upprätthålla referensintegritet.

För att framtvinga integritet när du skapar en relation i dialogrutan Redigera relation, klicka på kryssrutan Framtvinga referensintegritet.

Praktisk inlärning:Introduktion av relationsuppdateringar

I navigeringsfönstret dubbelklickar du på tabellen ShoppingSessions
Lägg märke till att anställdsnummer i den andra posten är 275594
Stäng tabellen ShoppingSessions
Dubbelklicka på tabellen Anställda i navigeringsfönstret.
Ändra 275594 anställdsnummer till 200000
Stäng tabellen Anställda
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på tabellen ShoppingSessions
Lägg märke till att anställdsnummer i den andra posten fortfarande är 275594
Stäng tabellen ShoppingSessions
Dubbelklicka på tabellen Anställda i navigeringsfönstret.
Ändra tillbaka 20000-anställdsnummer till 275594
Stäng tabellen Anställda
På menyfliksområdet klickar du på Databasverktyg
I avsnittet Relationer klickar du på knappen Relationer
I dialogrutan Visa tabell dubbelklickar du på Anställda
Dubbelklicka på ShoppingSessions
Klicka på Stäng
Dra EmployeeNumber från Employees och släpp det på EmployeeNumber i ShoppingSessions

Genomföra postuppdateringar på ett underordnat bord

För att se till att en post i en främmande nyckel uppdateras när samma värde i primärnyckeln för en överordnad tabell ändras, klicka på Kaskaduppdateringsrelaterade fält i dialogrutan Redigera relationer.

Praktisk inlärning:Framtvinga postuppdateringar på ett barnbord

I dialogrutan Redigera relationer, klicka på kryssrutan Kaskaduppdateringsrelaterade fält

Framtvinga radering av poster på ett underordnat bord

När en post raderas i den överordnade tabellen bör du se till att posterna från den underordnade tabellen meddelas. För att göra detta möjligt, i tabellen Redigera relationer, klicka på Cascade Delete Related Records.

Praktisk inlärning:Framtvinga postuppdateringar på ett barnbord

I dialogrutan Redigera relationer klickar du på kryssrutan Kaskad radera relaterade poster
Klicka på Skapa
I avsnittet Relationer på menyfliksområdet klickar du på knappen Visa tabell
Dubbelklicka på SoldItems och StoreItems
Klicka på Stäng
Skapa relationerna baserat på primärnycklar och främmande nycklar
Stäng fönstret Relationer
När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på tabellen ShoppingSessions
Lägg märke till att anställdsnummer i den andra posten är 275594
Stäng tabellen ShoppingSessions
Dubbelklicka på tabellen Anställda i navigeringsfönstret.
Ändra 275594 anställdsnummer till 200000
Stäng tabellen Anställda
I navigeringsfönstret dubbelklickar du på tabellen ShoppingSessions
Lägg märke till att alla medarbetarnummer som var 275594 har ändrats till 20000
Stäng tabellen ShoppingSessions
Dubbelklicka på tabellen Anställda i navigeringsfönstret.
Ändra tillbaka 20000-anställdsnummer till 275594
Stäng tabellen Anställda

Introduktion till skivutskrift

Tabellutskrift

Du kan skriva ut data för en tabell, oavsett om tabellen är öppen eller inte. För att skriva ut en stängd tabell, klicka på den i navigeringsfönstret. Klicka sedan på Arkiv. Klicka på Skriv ut och klicka på ett av de tre alternativen:

På samma sätt, om tabellen är öppen i databladsvy, klicka på dess flik för att ge den fokus, klicka sedan på Arkiv -> Skriv ut och välj att skriva ut eller förhandsgranska.

Praktisk inlärning:Skriva ut tabeller

I navigeringsfönstret klickar du på Kunder:Tabell för att välja tabellen
För att skriva ut data från tabellen, klicka på Arkiv, klicka på Skriv ut
Klicka på Snabbutskrift
Från navigeringsfönstret, dubbelklicka på Cabins:Table för att öppna den
Klicka på Arkiv
Klicka på Skriv ut
Klicka på Skriv ut
I dialogrutan Skriv ut klickar du på OK
Stäng tabellen

Formulärutskrift

Du kan skriva ut ett formulär utan att öppna det. Leta reda på dess namn i navigeringsfönstret och använd samma steg som granskats för en tabell.

När ett formulär öppnas har du möjlighet att skriva ut alla dess poster eller den valda. I formulärvyn, för att bara skriva ut en post, navigera till posten du vill skriva ut, klicka på fältet Formulärval för att välja posten och fortsätt till utskrift.

Praktisk inlärning:Skriva ut formulär

Från navigeringsfönstret dubbelklickar du på formuläret Kunder för att öppna det
För att navigera till den tredje kunden, klicka på knappen Nästa post två gånger
Klicka på Arkiv
Klicka på Skriv ut
Klicka på Skriv ut
I dialogrutan Skriv ut klickar du på Valda post(er) alternativknapp
Klicka på OK
Verifiera att endast den visade kundposten skrevs ut
Vi kommer att skriva ut poster från 3 till 7.
Klicka på knappen Nästa inspelning navigera två gånger till post nummer 3
Klicka på postväljarfältet
Tryck och håll ned Skift. Klicka på knappen Nästa inspelning fyra gånger för att visa den sjunde posten (även om posten # fortfarande visar 3)
Släpp Shift
På menyfliksområdet klickar du på Arkiv
Klicka på Skriv ut
Klicka på Skriv ut
I dialogrutan Skriv ut klickar du på Valda post(er) alternativknappen och klicka på OK
Verifiera att poster från 3 till 7 har skrivits ut
Stäng formuläret Cabins

Grundläggande rapporter

Rapportguiden

En rapport tillhandahåller ett objekt som används för att skriva ut poster i en databas. Microsoft Access tillhandahåller guider för att snabbt skapa rapporter.

Microsoft Access kan hjälpa dig att snabbt skapa en rapport med en av de fördesignade layouterna. Detta görs med hjälp av rapportguiden. Rapportguiden är tillgänglig från avsnittet Rapporter i kategorin Skapa på menyfliksområdet.

Praktisk inlärning:Använda rapportguiden

På menyfliksområdet klickar du på Skapa
I avsnittet Rapporter klickar du på Rapportguiden
På första sidan i guiden klickar du på pilen i kombinationsrutan Tabeller/Frågor och väljer Tabell:Stugor
Klicka på knappen Välj alla fält
Klicka på Nästa
Acceptera den föreslagna rubriken på rapporten som stugor och tryck på Retur

Rapportutskrift

Rapporten är favoritobjektet som används för att skriva ut data. Som gjort med de andra objekten kan du skriva ut en rapport oavsett om den är öppen eller inte. Om du vill skriva ut en rapport utan att öppna den, leta reda på önskad rapport i navigeringsfönstret och klicka på den för att välja den. Fortsätt sedan från Arkiv-fliken på menyfliksområdet som vi granskade för tabellerna och formulären. På samma sätt kan du först öppna rapporten från navigeringsfönstret och använda menyn Skriv ut från Office-knappen på samma sätt som vi beskrev för de andra objekten.

Praktisk inlärning:Skriva ut en rapport

Stugrapporten bör fortfarande vara öppen.
klicka på Arkiv
Klicka på Skriv ut
Klicka på Förhandsgranska
För att starta utskriftsprocessen, i avsnittet Skriv ut i Förhandsgranskning, klicka på Skriv ut
I dialogrutan Skriv ut, välj skrivaren och se till att alternativknappen Alla är markerad
Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
Close the Cabins report
Close Microsoft Access

Record Management in a Table

Enforcing Record Updates on a Child Table

In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.

Enforcing Record Deletion on a Child Table

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

Click File and click Open
In the list of recent files, click Cruise2
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In record number 2, click the empty box under Last Name
Type Harrison and press Enter
Close the table
In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
Click the First Name text box
Type Kelly
Click the Next Record button to get to the next record
Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
Type Mariella Shuster
Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In the Find section of the Ribbon, click the Find button
In the Find What combo box, type gra
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next.
Notice that a second result is found
Click Find Next again and notice the name Gradner
Click Next again to see another result
When the message box displays, read it and click OK
Close the Find and Replace dialog box
Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
In the Find What combo box, type gradner
In the Replace With combo box, type Gardner
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next
Once the value is found, click Replace
Close the Find and Replace dialog box
Close Microsoft Access