sql >> Databasteknik >  >> RDS >> Access

Hur man konverterar en Microsoft Access-rapport till PDF (3 sätt)

Spara åtkomstrapporter enkelt som PDF-filer

Gäller:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 och 365 (Windows)

Du kan enkelt konvertera dina Access-rapporter till PDF (Portable Document Format) utan att använda Adobe Acrobat Pro. För att konvertera till PDF använder du fliken Arkiv eller Externa data i menyfliksområdet eller så kan du anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst.

1. Spara en PDF med fliken Arkiv i menyfliksområdet

Det första alternativet är att använda fliken Arkiv (Backstage View) i menyfliksområdet:

Så här konverterar du en rapport (eller ett formulär) till PDF med hjälp av fliken Arkiv:

  1. I navigeringsfönstret klickar du på rapporten (eller formuläret) som du vill exportera till PDF.
  2. Klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet.
  3. Välj Spara och publicera.
  4. Under Filtyper väljer du Spara objekt som.
  5. Under Databasfiltyper väljer du PDF eller XPS.
  6. Klicka på knappen Spara som. En dialogruta visas. Spara som typ ska visas som PDF.
  7. I dialogrutan väljer du destinationsplatsen där du vill spara PDF-filen. Ange ett namn om det behövs. Välj Standard (för utskrift med högre upplösning) eller Minsta storlek (för publicering online) bredvid Optimera för.
  8. Klicka på Alternativ och se till att dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet är markerade (detta hjälper skärmläsare eller annan hjälpmedel att läsa filen) och klicka sedan på OK.
  9. Markera Öppna fil efter publicering om du vill se den färdiga PDF-filen.
  10. Klicka på Publicera.
  11. I Access väljer du Spara exportsteg om du vill upprepa exporten regelbundet (du måste ange ett namn och en beskrivning).
  12. Klicka på Stäng.

2. Exportera till PDF med hjälp av fliken Externa data i menyfliksområdet

Ett annat alternativ är att använda fliken Externa data i menyfliksområdet:

Så här konverterar du en rapport (eller ett formulär) till PDF med hjälp av fliken Externa data:

  1. I navigeringsfönstret klickar du på rapporten (eller formuläret) som du vill exportera till PDF.
  2. Klicka på fliken Externa data i menyfliksområdet.
  3. Klicka på PDF- eller XPS-knappen i Exportgruppen (XPS är ett alternativ till PDF skapad av Microsoft). En dialogruta visas. Spara som typ ska visas som PDF.
  4. I dialogrutan väljer du destinationsplatsen där du vill spara PDF-filen. Ange ett namn om det behövs. Välj Standard (för utskrift med högre upplösning) eller Minsta storlek (för publicering online) bredvid Optimera för.
  5. Klicka på Alternativ och se till att dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet är markerade (detta hjälper skärmläsare eller annan hjälpmedel att läsa filen) och klicka sedan på OK.
  6. Markera Öppna fil efter publicering om du vill se den färdiga PDF-filen.
  7. Klicka på Publicera.
  8. I Access väljer du Spara exportsteg om du vill upprepa exporten regelbundet (du måste ange ett namn och en beskrivning).
  9. Klicka på Stäng.

3. Lägga till en PDF-exportknapp i verktygsfältet Snabbåtkomst

Du kan anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst och lägga till PDF- eller XPS-knappen så att det är lättare att komma åt. Du kanske också vill visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet.

Så här lägger du till PDF- eller XPS-knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst:

  1. Klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet och klicka sedan på Alternativ.
  2. Klicka på kategorin Verktygsfält för snabb åtkomst till vänster.
  3. Välj Alla kommandon från rullgardinsmenyn under Välj kommandon från.
  4. Klicka på PDF- eller XPS-knappen.
  5. Klicka på Lägg till.
  6. Klicka på OK.
  7. Klicka på Stäng. PDF- eller XPS-knappen visas i verktygsfältet Snabbåtkomst.

När du har lagt till PDF- eller XPS-knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst, för att skapa en PDF:

  1. I navigeringsfönstret klickar du på rapporten (eller formuläret) som du vill exportera till PDF.
  2. Klicka på PDF- eller XPS-knappen som du lade till i verktygsfältet Snabbåtkomst. En dialogruta visas. Spara som typ ska visas som PDF.
  3. I dialogrutan väljer du destinationsplatsen där du vill spara PDF-filen. Ange ett namn om det behövs. Välj Standard (för utskrift med högre upplösning) eller Minsta storlek (för publicering online) bredvid Optimera för.
  4. Klicka på Alternativ och se till att dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet är markerade (detta hjälper skärmläsare eller annan hjälpmedelsteknik att läsa filen korrekt) och klicka sedan på OK.
  5. Markera Öppna fil efter publicering om du vill se den färdiga PDF-filen.
  6. Klicka på Publicera.
  7. I Access väljer du Spara exportsteg om du vill upprepa exporten regelbundet (du måste ange ett namn och en beskrivning).
  8. Klicka på Stäng.

Det är enkelt att skapa PDF-filer för rapporter och formulär i Access utan att använda Adobe Acrobat Pro. Allt du behöver är den kostnadsfria Acrobat Reader för att se dem.


  1. Kan jag sätta ignore_dup_key på för en primärnyckel?

  2. Välja en processor för SQL Server 2012

  3. Vilken är den idealiska datatypen att använda när du lagrar latitud/longitud i en MySQL-databas?

  4. Islands T-SQL Challenge