Spara åtkomstrapporter enkelt som PDF-filer
Gäller:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 och 365 (Windows)
Du kan enkelt konvertera dina Access-rapporter till PDF (Portable Document Format) utan att använda Adobe Acrobat Pro. För att konvertera till PDF använder du fliken Arkiv eller Externa data i menyfliksområdet eller så kan du anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst.
1. Spara en PDF med fliken Arkiv i menyfliksområdet
Det första alternativet är att använda fliken Arkiv (Backstage View) i menyfliksområdet:
Så här konverterar du en rapport (eller ett formulär) till PDF med hjälp av fliken Arkiv:
- I navigeringsfönstret klickar du på rapporten (eller formuläret) som du vill exportera till PDF.
- Klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet.
- Välj Spara och publicera.
- Under Filtyper väljer du Spara objekt som.
- Under Databasfiltyper väljer du PDF eller XPS.
- Klicka på knappen Spara som. En dialogruta visas. Spara som typ ska visas som PDF.
- I dialogrutan väljer du destinationsplatsen där du vill spara PDF-filen. Ange ett namn om det behövs. Välj Standard (för utskrift med högre upplösning) eller Minsta storlek (för publicering online) bredvid Optimera för.
- Klicka på Alternativ och se till att dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet är markerade (detta hjälper skärmläsare eller annan hjälpmedel att läsa filen) och klicka sedan på OK.
- Markera Öppna fil efter publicering om du vill se den färdiga PDF-filen.
- Klicka på Publicera.
- I Access väljer du Spara exportsteg om du vill upprepa exporten regelbundet (du måste ange ett namn och en beskrivning).
- Klicka på Stäng.
2. Exportera till PDF med hjälp av fliken Externa data i menyfliksområdet
Ett annat alternativ är att använda fliken Externa data i menyfliksområdet:
Så här konverterar du en rapport (eller ett formulär) till PDF med hjälp av fliken Externa data:
- I navigeringsfönstret klickar du på rapporten (eller formuläret) som du vill exportera till PDF.
- Klicka på fliken Externa data i menyfliksområdet.
- Klicka på PDF- eller XPS-knappen i Exportgruppen (XPS är ett alternativ till PDF skapad av Microsoft). En dialogruta visas. Spara som typ ska visas som PDF.
- I dialogrutan väljer du destinationsplatsen där du vill spara PDF-filen. Ange ett namn om det behövs. Välj Standard (för utskrift med högre upplösning) eller Minsta storlek (för publicering online) bredvid Optimera för.
- Klicka på Alternativ och se till att dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet är markerade (detta hjälper skärmläsare eller annan hjälpmedel att läsa filen) och klicka sedan på OK.
- Markera Öppna fil efter publicering om du vill se den färdiga PDF-filen.
- Klicka på Publicera.
- I Access väljer du Spara exportsteg om du vill upprepa exporten regelbundet (du måste ange ett namn och en beskrivning).
- Klicka på Stäng.
3. Lägga till en PDF-exportknapp i verktygsfältet Snabbåtkomst
Du kan anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst och lägga till PDF- eller XPS-knappen så att det är lättare att komma åt. Du kanske också vill visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet.
Så här lägger du till PDF- eller XPS-knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst:
- Klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet och klicka sedan på Alternativ.
- Klicka på kategorin Verktygsfält för snabb åtkomst till vänster.
- Välj Alla kommandon från rullgardinsmenyn under Välj kommandon från.
- Klicka på PDF- eller XPS-knappen.
- Klicka på Lägg till.
- Klicka på OK.
- Klicka på Stäng. PDF- eller XPS-knappen visas i verktygsfältet Snabbåtkomst.
När du har lagt till PDF- eller XPS-knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst, för att skapa en PDF:
- I navigeringsfönstret klickar du på rapporten (eller formuläret) som du vill exportera till PDF.
- Klicka på PDF- eller XPS-knappen som du lade till i verktygsfältet Snabbåtkomst. En dialogruta visas. Spara som typ ska visas som PDF.
- I dialogrutan väljer du destinationsplatsen där du vill spara PDF-filen. Ange ett namn om det behövs. Välj Standard (för utskrift med högre upplösning) eller Minsta storlek (för publicering online) bredvid Optimera för.
- Klicka på Alternativ och se till att dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet är markerade (detta hjälper skärmläsare eller annan hjälpmedelsteknik att läsa filen korrekt) och klicka sedan på OK.
- Markera Öppna fil efter publicering om du vill se den färdiga PDF-filen.
- Klicka på Publicera.
- I Access väljer du Spara exportsteg om du vill upprepa exporten regelbundet (du måste ange ett namn och en beskrivning).
- Klicka på Stäng.
Det är enkelt att skapa PDF-filer för rapporter och formulär i Access utan att använda Adobe Acrobat Pro. Allt du behöver är den kostnadsfria Acrobat Reader för att se dem.