sql >> Databasteknik >  >> RDS >> Access

Introduktion till C

Microsoft Access-dataimport/export

Inledning

Microsoft Access stöder olika scenarier för import och export av data, till och från MS Access-databaser, till och från textfiler, till och från kalkylblad, etc. Innan du importerar bör du skapa en databas som tar emot posterna.

Det primära sättet att importera eller exportera är genom egenskapssidan för externa data på menyfliksområdet. Du kan också högerklicka på valfritt objekt i navigeringsfönstret, placera musen på antingen Importera eller Exportera och klicka på önskat alternativ.

Praktisk inlärning:Introduktion av dataimport/export

  1. Starta Microsoft Access
  2. Klicka på Blank Desktop Database
  3. Ange filnamnet som FunDS2
  4. Klicka på Skapa
  5. På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Alternativ
  6. I listan till vänster klickar du på Aktuell databas
  7. I listan till höger klickar du på Överlappande fönster
  8. Klicka på OK
  9. Läs meddelanderutan och klicka på OK
  10. I standardtabellen, dubbelklicka på ID för att sätta i redigeringsläge, tryck på F2 och tryck på Hem, skriv SoldItem (för att få SoldItemID) och tryck på Enter
  11. I avsnittet Vyer på menyfliksområdet klickar du på Visa (eller Designvy)
  12. Ange namnet som SoldItems och klicka på OK
  13. Fyll i tabellen med följande fält (ändra endast de angivna delarna):
    Fältnamn Datatyp Fältstorlek Format Texttext Såld Artikel-ID Såld Artikel-ID Kvittonummer Kvittonummer Artikelnummer Artikelnummer Tillverkare 40 Kategori 25 Underkategori 25 Underkategori Artikelnamn 100 Artikelnamn ObjektStorlek 20 Storlek Köpprisnummer Dubbelt fast köppris
  14. Stäng tabellen
  15. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  16. För att skapa en ny tabell klickar du på Skapa på menyfliksområdet och klickar på Tabelldesign i avsnittet Tabeller
  17. Skriv Kvittonummer och tryck på Tab
  18. Högerklicka på ReceiptNumber och klicka på Primärnyckel
  19. Skapa fälten enligt följande:
    Fältnamn Datatyp Fältstorlek Formatera Texttext ReceiptNumber Number Långt heltal Kvitto # EmployeeNumber Number Långt heltal Anställd # ShoppingDatum Datum/Tid Långt Datum Shopping Date ShoppingTime Datum/Tid Lång Time Shopping Time SalesTotal Antal Dubbel Fast Försäljning Totalt Antal Offert Antal Dubbelt Fast Anbudsbelopp
  20. Stäng tabellen
  21. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  22. Ange namnet på tabellen som ShoppingSessions och klicka på OK
  23. På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Ny
  24. Klicka på Blank Desktop Database
  25. Ange filnamnet som Computer Training Center
  26. Klicka på Skapa
  27. På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Alternativ
  28. I listan till vänster klickar du på Aktuell databas
  29. I listan till höger klickar du på Överlappande fönster
  30. Klicka på OK
  31. Läs meddelanderutan och klicka på OK

Importera en Microsoft Access-databas

Den enklaste typen av data att importera till en Microsoft Access-databas är en annan MS Access-databas. Så här importerar du en Microsoft Access-databas:

  • Om navigeringsfönstret innehåller minst en tabell högerklickar du på en tabell. Placera musen på Importera och klicka på Access Database

  • I avsnittet Importera och länka på menyfliksområdet klickar du på knappen Åtkomst

I dialogrutan, om du känner till sökvägen till databasen inklusive dess namn, skriv den. Om inte, klicka på knappen Bläddra för att välja källdatabasen. När du har angett databasen klickar du på OK. Dialogrutan Importera objekt visas. Objekten är organiserade efter kategorier. Välj önskade objekt. Förutom objekten kan du importera eller ignorera sådana aspekter som relationer och andra alternativ i navigeringsfönstret. För att bestämma, klicka på knappen Alternativ och välj önskade alternativ:

När du är redo klickar du på OK. Om objekten i databasen var giltiga (och de borde vara det), borde du inte ha några problem.

Praktisk inlärning:Importera en Microsoft Access-databas

  1. På menyfliksområdet klickar du på Externa data
  2. I avsnittet Importera och länka på menyfliksområdet klickar du på knappen Åtkomst
  3. Klicka på knappen Bläddra i dialogrutan
  4. Välj CTC från resurserna som medföljer dessa lektioner och klicka på Öppna
  5. Klicka på OK
    6. i dialogrutan
  6. Klicka på Markera alla på egenskapssidan för Tabeller

  7. Klicka på fliken Formulär och klicka på Markera alla
  8. Klicka på OK
  9. När objekten har importerats klickar du på Stäng i dialogrutan

Exportera en Microsoft Access-databas

Det finns olika sätt att exportera poster från en Microsoft Access-databas. Ett sätt är att formellt exportera en tabell.

Så här exporterar du ett objekt:

  • I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen som innehåller posterna, placerar musen vid export och klickar på Åtkomst
  • I navigeringsfönstret klickar du på tabellen som innehåller posterna för att välja den. I avsnittet Exportera på menyfliksområdet, klicka på knappen Åtkomst

Om du känner till sökvägen till databasen inklusive dess namn på guidens första sida, skriv den eller klicka på knappen Bläddra för att välja måldatabasen. När du har angett databasen klickar du på OK. Detta skulle visa dialogrutan Exportera. Det låter dig ange namnet på objektet som ska ta emot posterna eller objektet som skulle skapas. Du kan också ange vad som ska exporteras:endast tabellens struktur eller både strukturen och posterna:

Ovanstående teknik låter dig exportera ett objekt, eller ett objekt åt gången. Om du vill exportera hela databasen, på menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Spara som:

Detta fönster låter dig välja vilken typ av format den nya databasen ska ha. Fönstret innehåller åtta alternativ som du kan använda. För att använda ett alternativ, klicka antingen på det och klicka på Spara som eller dubbelklicka på det.

Om du vill spara databasen i det aktuella Access 2007-2016-formatet, välj Access Database. Detta skulle öppna dialogrutan Spara som. Ange namnet och platsen för den nya databasen och klicka på Spara.

Om du vill skapa en Microsoft Access 97-2000-databas klickar du på Access 2000 Database. Detta skulle skapa en fil med .mdb förlängning. Dessa är databaser kompatibla med Microsoft Access 97 och Microsoft Office Access 2000. Det är inget dåligt eller fel med dessa versioner av databaser och de är fortfarande värdefulla idag. De stöder helt enkelt inte vissa funktioner såsom uttryck, bilagor, etc på en tabell:

I MDB-databasversionerna kan uttryck inte skapas på tabeller men de kan skapas på andra typer av objekt.

Microsoft Access och kalkylblad

Importera ett kalkylblad

Det finns olika sätt att importera ett kalkylblad till en Microsoft Access-databas. Kalkylarket kan komma från alla program, inklusive Microsoft Excel, Google Sheets, CSV, etc.

Om du planerar att importera ett Microsoft Excel-kalkylblad eller ett Google-ark bör du först förbereda det. Ett sätt är att se till att hela kalkylarket är organiserat som en enda tabell. I det här fallet bör den övre sidan av kalkylarket innehålla de kategorier som kan användas/övervägas som kolumnrubriker. Ingen oorganiserad text (text som inte anses tillhöra tabellen) ska visas ovanför rubrikerna. Värdena kan sedan visas under varje rubrik. Här är ett exempel:

Ingen oorganiserad text (text som inte anses tillhöra tabellen) ska visas under posterna).

När dokumentet är klart importerar du det:

  • Om navigeringsfönstret innehåller minst en tabell högerklickar du på en tabell i navigeringsfönstret, placerar musen på Importera och klickar på Excel
  • I avsnittet Importera och länka på menyfliksområdet klickar du på Excel-knappen

I dialogrutan anger du sökvägen och namnet på kalkylarket och klickar på OK. Detta skulle starta en guide. På den första sidan väljer du namnet på kalkylarket som innehåller data.

Praktisk inlärning:Importera ett Microsoft Excel-kalkylblad

  1. På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Öppna
  2. I listan med filer klickar du på FunDS2
  3. På menyfliksområdet klickar du på Externa data
  4. I avsnittet Importera och länka klickar du på Excel-knappen
  5. Klicka på knappen Bläddra
  6. Välj Fun Department Store från resurserna som följer med dessa lektioner och klicka på Öppna

  7. Klicka på OK

  8. På den första sidan i guiden, se till att Blad1 är markerat och klicka på Nästa. En meddelanderuta kan visas. Läs den och klicka på OK

  9. På den andra sidan i guiden, se till att första raden innehåller kolumnrubriker är markerad och klicka på Nästa
  10. På den tredje sidan i guiden, när kolumnen Artikelnummer är vald, klicka på pilen i kombinationsrutan Datatyp och välj Långt heltal

  11. Klicka på DateInStore eller valfri cell under den och se till att dess datatyp är Datum med tid
  12. Klicka på UnitPrice och se till att dess datatyp är inställd på Double
  13. Klicka på Nästa
  14. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj ItemNumber

  15. Klicka på Nästa
  16. Ersätt namnet Importera till tabell med butiksobjekt

  17. Klicka på Slutför
  18. Klicka på Stäng i dialogrutan
  19. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen StoreItems och klickar på Designvy
  20. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Fältstorlek Format Texttext Artikelnummer Artikelnr DateInStore Datum i butik Tillverkare 40 Kategori 25 Underkategori 25 Underkategori Artikelnamn 100 Artikelnamn Objektstorlek 20 Storlek UnitPrice Dubbel Fast Enhetspris
  21. Stäng tabellen
  22. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  23. Du kommer också att få en meddelanderuta som indikerar att viss data kan gå förlorad. Läs den och klicka på Ja

Importera ett namngivet kalkylblad

Om kalkylarket innehåller en blandning av organiserade och oorganiserade sektioner eller grupper, bör du skapa namn för de nödvändiga grupperna av poster.

Praktisk inlärning:Importera ett Microsoft Excel-kalkylblad

  1. Starta Microsoft Excel
  2. Öppna arbetsboken Fun Department Store från resurserna som följer med dessa lektioner
  3. Längst ned klickar du på Blad2
  4. Klicka på Employee # och skriv EmpolyeeNumber
  5. Ersätt förnamn med Förnamn
  6. Ersätt förnamn med Efternamn
  7. Välj cellerna från EmployeeNumber till de sista Sales Associates

  8. På menyfliksområdet klickar du på Formler
  9. I avsnittet Definierade namn klickar du på Definiera namn
  10. Ersätt det föreslagna namnet med Anställda

  11. Klicka på OK
  12. Stäng Microsoft Excel
  13. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Spara och återgår till Microsoft Access
  14. På menyfliksområdet klickar du på Externa data om det behövs.
    Klicka på Excel-knappen i avsnittet Importera och länka
  15. Klicka på knappen Bläddra
  16. Välj det roliga varuhusets kalkylblad som du ändrade ovan och klicka på Öppna
  17. I dialogrutan Hämta externa data klickar du på OK
  18. På den första sidan i guiden klickar du på alternativknappen Visa namngivna intervall

  19. Se till att Anställda är valt och klicka på Nästa
  20. På den andra sidan i guiden, klicka på Första raden innehåller kolumnrubriker och klicka på Nästa
  21. På den tredje sidan i guiden, när kolumnen EmployeeNumber är vald, klicka på pilen i kombinationsrutan Datatyp och välj Långt heltal

  22. Klicka på Nästa
  23. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj EmployeeNumber

  24. Klicka på Nästa

  25. Acceptera namnet på tabellen som Anställda och klicka på Slutför
  26. Klicka på Stäng i dialogrutan
  27. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen Anställda och klickar på Designvy
  28. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Datatyp Fältstorlek Uttryck Texttext EmployeeNumber Nummer Anställd # Förnamn 20 Förnamn Efternamn 20 Efternamn Anställdsnamn [FirstName] &" " &[Efternamn] Anställds namn Titel 100
  29. Stäng tabellen
  30. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  31. Du kommer också att få en meddelanderuta om att vissa data kan gå förlorade. Läs den och klicka på Ja

Kopiera från ett kalkylblad

Istället för att manuellt importera ett kalkylblad kan du välja värdena i ett kalkylblad, kopiera dem och klistra in dem i en tabell i Microsoft Access.

Praktisk inlärning:Kopiera från ett kalkylblad

  1. Starta Microsoft Excel och klicka på Fun Department Store i listan över filer
  2. Klicka på Blad3
  3. Klicka på cell B5
  4. Tryck och håll ned Skift
  5. Klicka på Cell G64
  6. Släpp Shift
  7. På menyfliksområdet i Microsoft Excel klickar du på Hem
  8. I avsnittet Urklipp klickar du på Kopiera
  9. I Microsoft Access, i navigeringsfönstret, dubbelklicka på tabellen ShoppingSessions
  10. Högerklicka på knappen i skärningspunkten mellan kolumnrubrikerna och radrubrikerna
  11. Klicka på Klistra in
  12. Läs meddelanderutan för Microsoft Access och klicka på Ja
  13. Återgå till Microsoft Excel i Sheet3
  14. Klicka på cell I5
  15. Tryck och håll ned Skift
  16. Klicka på cell P165
  17. Släpp Shift
  18. På menyfliksområdet, klicka på Hem och klicka på Kopiera
  19. Återgå till Microsoft Access och dubbelklicka på tabellen SoldItems i navigeringsfönstret
  20. Klicka på Kvittot #
    21. på bordet
  21. Tryck och håll ned Skift
  22. Klicka på Enhetspris
  23. Släpp Shift
  24. Tryck på Ctrl + V för att klistra in
  25. Läs meddelanderutan och klicka på Ja
  26. Stäng båda tabellerna
  27. I navigeringsfönstret högerklickar du på någon av tabellerna, placerar musen på Importera och klickar på Access Database
  28. Klicka på Bläddra
  29. Leta reda på och välj FunDS1-databasen från de tidigare lektionerna (i annat fall väljer du FunDS2 från resurserna som medföljer dessa lektioner) och klickar på Öppna
  30. Klicka på OK
    31. i dialogrutan
  31. I dialogrutan Importera objekt klickar du på Formulär
  32. Klicka på Markera alla
  33. Klicka på OK
  34. När formulären har importerats klickar du på Stäng i dialogrutan

Exportera till ett Microsoft Excel-kalkylblad

att överföra data från Microsoft Access till ett kalkylblad innebär kopiering och inklistring. Till att börja med, i Microsoft Access, kan du öppna en tabell i databladsvyn och sedan välja en, några eller alla poster. När du har valt posten/posterna kan du kopiera dem, öppna Microsoft Excel, klicka på cellen som skulle vara värd för det övre vänstra värdet och klistra in.

En annan teknik består av att exportera, och du kan göra det utan att först öppna tabellen:

  • Innan du exporterar en tabell klickar du på tabellen i navigeringsfönstret. Klicka sedan på Externa data på menyfliksområdet. Klicka på Excel-knappen i avsnittet Exportera
  • I navigeringsfönstret högerklickar du på önskad tabell, placerar musen på Exportera och klickar på Excel

Detta skulle öppna dialogrutan Exportera - Excel-kalkylblad med sökvägen där filen kommer att sparas. Standardmappen är Mina dokument:

Praktisk inlärning:Exportera data som ett kalkylblad

  1. På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Öppna
  2. I listan med filer klickar du på Computer Training Center
  3. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen CourseSchedules, placerar musen på Exportera och klickar på Excel
  4. Klicka på knappen Bläddra och välj mappen (Mina) dokument
  5. Klicka på OK
  6. Klicka på Stäng i dialogrutan

Microsoft Access och textfiler

Importera en textfil

Du kan skapa en tabell med hjälp av data från en textfil. Om du skapar (text)filen i Anteckningar görs avgränsningen av ett fält vanligtvis genom att trycka på Tab efter att du har skapat fältens innehåll. Så här importerar du en textfil i Microsoft Access:

  • I avsnittet Importera på menyfliksområdet, klicka på knappen Textfil
  • Om du tidigare hade skapat en tabell som skulle ta emot värdena, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret, placera musen på Importera och klicka på Kort textfil

Praktisk inlärning:Importera ett textdokument

  1. För att starta en ny databas, på menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Ny
  2. Klicka på Blank Desktop Database
  3. Ange namnet till Monson University1
  4. Klicka på Skapa
  5. På menyfliksområdet, klicka på Arkiv och klicka på Alternativ
  6. I listan till vänster klickar du på Aktuell databas
  7. I listan till höger klickar du på Överlappande fönster
  8. Klicka på OK
  9. På menyfliksområdet klickar du på Externa data och i avsnittet Importera och länka klickar du på Textfil
  10. I dialogrutan Hämta extern data - textfil klickar du på knappen Bläddra
  11. Leta reda på resurserna som följer med dessa lektioner och välj filen Departments.txt
  12. Klicka på Öppna
  13. Klicka på OK
    14. i dialogrutan
  14. På första sidan i guiden Importera text accepterar du att texten är avgränsad och klickar på Nästa
  15. På den andra sidan accepterar du att avgränsaren sätts till Tab.
    Klicka på kryssrutan Första raden innehåller fältnamn

  16. Klicka på Nästa
  17. På den tredje sidan i guiden klickar du på Nästa
  18. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj Avdelningskod
  19. Klicka på Nästa
  20. Acceptera namnet på tabellen som Avdelningar och klicka på Slutför
  21. När posterna har importerats klickar du på Stäng
  22. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen Avdelningar och klickar på Designvy
  23. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Fältstorlek Avdelningskod 5 Avdelningsnamn 100
  24. Stäng tabellen
  25. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  26. Du kommer också att få en meddelanderuta om att vissa data kan gå förlorade. Läs den och klicka på Ja
  27. På menyfliksområdet klickar du på Externa data och i avsnittet Importera och länka klickar du på Textfil
  28. I dialogrutan Hämta extern data - textfil klickar du på knappen Bläddra
  29. Välj filen Employees.txt från resurserna som följer med dessa lektioner och klicka på Öppna
  30. Klicka på OK
    31. i dialogrutan
  31. På första sidan i guiden Importera text accepterar du att texten är avgränsad och klickar på Nästa
  32. På den andra sidan accepterar du att avgränsaren sätts till Tab och klickar på Första raden innehåller fältnamn

  33. Klicka på Nästa
  34. På den tredje sidan i guiden, när EmployeeNumber är valt, klicka på pilen i kombinationsrutan Data Type och välj Short Text
  35. Klicka på Nästa
  36. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj EmployeeNumber
  37. Klicka på Nästa
  38. Acceptera namnet på tabellen som Anställda och klicka på Slutför
  39. När posterna har importerats klickar du på Stäng
  40. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen Anställda och klickar på Designvy
  41. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Fältstorlek Texttext Employee Number 10 Förnamn 25 Förnamn Mellannamn 25 Efternamn 25 Efternamn Avdelningskod 5 Titel 100
  42. Stäng tabellen
  43. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  44. Du kommer också att få en meddelanderuta om att vissa data kan gå förlorade. Läs den och klicka på Ja
  45. På menyfliksområdet klickar du på Externa data och i avsnittet Importera och länka klickar du på Textfil
  46. I dialogrutan Hämta extern data - textfil klickar du på knappen Bläddra
  47. Välj filen Majors.txt från resurserna som medföljer dessa lektioner och klicka på Öppna
  48. Klicka på OK
    49. i dialogrutan
  49. På första sidan i guiden Importera text accepterar du att texten är avgränsad och klickar på Nästa
  50. På den andra sidan accepterar du att avgränsaren sätts till Tab och klickar på Första raden innehåller fältnamn

  51. Klicka på Nästa
  52. På den tredje sidan i guiden klickar du på Dean
  53. Klicka på pilen i kombinationsrutan Datatyp och välj Kort text
  54. Klicka på Nästa
  55. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj MajorID
  56. Klicka på Nästa
  57. Acceptera tabellens namn som Majors och klicka på Slutför
  58. När posterna har importerats klickar du på Stäng
  59. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen Anställda och klickar på Designvy
  60. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Fältstorlek MajorID Major 100 Dekanus 10
  61. Stäng tabellen
  62. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  63. Du kommer också att få en meddelanderuta om att vissa data kan gå förlorade. Läs den och klicka på Ja
  64. På menyfliksområdet klickar du på Externa data och i avsnittet Importera och länka klickar du på Textfil
  65. I dialogrutan Hämta extern data - textfil klickar du på knappen Bläddra
  66. Välj filen Minors.txt från resurserna som medföljer dessa lektioner och klicka på Öppna
  67. Klicka på OK
    68. i dialogrutan
  68. På första sidan i guiden Importera text accepterar du att texten är avgränsad och klickar på Nästa
  69. På den andra sidan accepterar du att avgränsaren sätts till Tab och klickar på Första raden innehåller fältnamn
  70. Klicka på Nästa
  71. På den tredje sidan i guiden klickar du på Nästa
  72. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj MinorID
  73. Klicka på Nästa
  74. Acceptera tabellens namn som Mindre och klicka på Slutför
  75. När posterna har importerats klickar du på Stäng
  76. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen Anställda och klickar på Designvy
  77. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Fältstorlek MinrID Minor 100
  78. Stäng tabellen
  79. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  80. Du kommer också att få en meddelanderuta om att vissa data kan gå förlorade. Läs den och klicka på Ja
  81. I navigeringsfönstret högerklickar du på Tabell1, placerar musen på Importera och klickar på Textfil
  82. I dialogrutan Hämta extern data - textfil klickar du på knappen Bläddra
  83. Leta reda på resurserna som följer med dessa lektioner och välj filen Students.txt
  84. Klicka på Öppna
  85. Klicka på OK
    86. i dialogrutan
  86. På första sidan i guiden Importera text accepterar du att texten är avgränsad och klickar på Nästa

  87. På den andra sidan accepterar du att avgränsaren sätts till Komma eller Tab och klickar på Nästa
  88. På den andra sidan i guiden klickar du på Första raden innehåller fältnamn

  89. Klicka på Nästa
  90. När Studentnummer är valt klickar du på pilen i kombinationsrutan Datatyp och väljer Kort text

  91. Klicka på Nästa
  92. Klicka på pilen i kombinationsrutan och välj Studentnummer

  93. Klicka på Nästa
  94. Acceptera tabellens namn som Elever och klicka på Slutför
  95. När posterna har importerats klickar du på Stäng
  96. I navigeringsfönstret högerklickar du på Elevtabellen och klickar på Designvy
  97. Ändra följande egenskaper för fälten:
    Fältnamn Fältstorlek Texttext Studentnummer 12 Elev # Förnamn 25 Förnamn Mellannamn 25 Efternamn 25 Efternamn Födelsedatum Kön 20 Adress 120 Stad 40 Status 50 Postnummer 20 Postnummer
  98. Stäng tabellen
  99. När du tillfrågas om du vill spara klickar du på Ja
  100. Du kommer också att få en meddelanderuta om att vissa data kan gå förlorade. Läs den och klicka på Ja

Exportera en textfil

Så här sparar du en tabell som text:

  • I navigeringsfönstret klickar du på tabellen du vill exportera. I avsnittet Exportera på menyfliksområdet, klicka på knappen Textfil
  • I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen som innehåller data, placerar musen på Exportera och klickar på Kort textfil

Detta skulle öppna dialogrutan Exportera - Textfil med namnet på filen med filtillägget .txt. Följ bara guiden:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Här är ett exempel:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access

  1. Infoga Blobs i MySql-databaser med php

  2. Övervakning av Percona-distribution för PostgreSQL - nyckelmått

  3. Oracle INTERSECT Operator förklaras

  4. Hur man installerar SQL Server på en Mac med VirtualBox