Så människorna som utvecklar databaser för sitt uppehälle är en viktig resurs för den genomsnittliga användaren, för "poweranvändaren" och även för programvarutillverkaren. Här är en sammanställning av några av de bästa råden från en lång lista med Access-experter. Eftersom de visste att de erbjöd förslag till nya användare, erbjöd de råd för att passa dina behov och för att säkerställa att du verkligen kan använda Access på ett säkert och effektivt sätt. När du är klar har du gett dina ansträngningar rätt mängd planering och organisering – och du kommer att ha solida planer för att gå vidare med din utveckling och användning av databaserna du bygger med Access.
Så, här är salmans råd - i tio snabba tuggor.
Dokumentera allt som om du en dag skulle bli förhörd av FBI
Snåla inte med tiden för att dokumentera din databas. Varför? För du kommer att vara glad senare att du inte gjorde det snåla. Du har alla dina planer, din allmänna information och alla dina idéer – de du agerat på och de som fanns kvar på ritbordet – redo nästa gång du behöver bygga en databas. Du kommer också att ha dem att referera till när eller om något går fel med din nuvarande databas. Raderade du av misstag en sparad fråga? Inga problem. Se din dokumentation. Har du glömt hur dina bord var relaterade? Kontrollera dokumentationen och bygg om relationerna. Behöver du förklara för någon varför eller hur du ställer upp något? Se dina anteckningar och imponera på dem med din förutseende och noggranna övervägande.
Så vad ska denna härliga dokumentation innehålla? Tja, allt. Men här är en lista för att komma igång:
- Allmän information om databasen:
- Fil-/dataplatser (med specifika nätverkssökvägar eller webbadresser)
- Förklaring av vad databasen gör
- Information om hur det fungerar
- Tabelllayouter:
- Inkludera fältnamn, storlekar, innehåll och exempelinnehåll.
- Om en del av uppgifterna kommer från esoteriska eller tillfälliga källor (t.ex. kreditkortsdata som du laddar ner varje månad online), notera detta i dokumentationen.
- Sammanfattning av rapporter:
- Rapportnamn
- En förklaring av informationen i rapporten
Om du behöver köra några frågor innan du skapar en rapport, dokumentera processen. (Ännu bättre, få en vänlig nörd som hjälper dig att automatisera arbetet.)
- Frågor och logik: För varje fråga, ge en detaljerad förklaring av hur frågan fungerar, särskilt om den involverar flera tabeller eller datakällor utanför Access (som SQL-tabeller eller andra stora områden för informationslagring).
- Svara på frågan "Varför?": När du dokumenterar din databas, fokusera på varför din design fungerar som den fungerar. Varför använder frågorna just dessa tabeller? Visst, om du arbetar i en företagsmiljö kanske du inte vet varför systemet fungerar som det gör, men det skadar aldrig att fråga.
- Information om katastrofåterställning:
- Säkerhetskopieringsprocessen och schemat
- Var säkerhetskopior finns (du är göra säkerhetskopior, eller hur?) och hur man återställer en säkerhetskopierad fil
- Vad ska man göra om databasen slutar fungera
Om din databas har en viktig organisatorisk funktion – såsom redovisning, inventering, kontakthantering eller orderinmatning – se till att en manuell process finns på plats för att hålla igång organisationen om databasen inte fungerar – och kom ihåg att dokumentera processen!
Om du behöver hjälp med något av dessa föremål, fråga någon! Oavsett om du lånar någon från din IT-avdelning eller hyr en datanörd, får du den hjälp du behöver. Behandla din dokumentation som en försäkring – ingen organisation bör köra utan den.Var 6:e till 12:e månad, granska din dokumentation för att se om uppdateringar behövs. Dokumentation är endast användbar om den är uppdaterad och om någon annan än du kan förstå den. Likaså se till att du (eller dina motsvarigheter på kontoret) vet var dokumentationen finns. Om du har en elektronisk version, håll den säkerhetskopierad och ha en utskrift till hands – något du kommer att vara glad att du gjorde om du eller någon annan försöker återvinna dina databasdelar med funktionen Application Parts.
Håll dina Access-databasfält så små som möjligt
När du bygger tabeller, gör dina textfält till lämpliga storlekar för de data du har i dem. Som standard ställer Access in textfält (så kallade Short Text) för att innehålla 255 tecken - en ganska generös inställning, särskilt om fältet innehåller ynka tvåbokstavsförkortningar.
Hundra eller fler extra utrymmen - som går oanvända i de flesta textfält - verkar inte vara något att förlora sömn över, men multiplicera det utrymmet över en tabell med 100 000 kundadresser i den, och du slutar med massor av megabyte lagring utrymme som är mycket upptagna med att inte hålla någonting.
Justera fältstorleken med inställningen Fältstorlek på fliken Allmänt i designvyn.
Använd nummerfält för reella tal i Access-databaser
Använd nummerfält för siffror som används i beräkningar, inte för text som låtsas vara ett nummer. Programvaruapplikationer uppfattar en enorm skillnad mellan postnumret 47999 och numret 47 999. Applikationen ser ett postnummer som en serie tecken som alla råkar vara siffror, men numret behandlas som ett verkligt tal som du kan använda för matematik och alla möjliga andra roliga numeriska grejer. Den andra anledningen till att ett postnummer inte är ett nummerfält? Om du är i USA och ditt postnummer börjar med noll, klipper programmet bort den inledande nollan och lagrar bara siffrorna som inte är noll i fältet – 01234 blir 1234. Inte bra!När du väljer typ för ett nytt fält med siffror i, ställ dig själv en enkel fråga:Kommer du någonsin att göra en beräkning eller göra något matematiskt relaterat till det fältet?
- Om du ska beräkna med fältet, använd ett nummer typ.
- Om du inte vill räkna med fältet, lagra fältet som Korttext .
Validera dina åtkomstdata
Valideringar kan hjälpa till att förhindra att dålig data kommer nära dina tabeller. Valideringar är enkla att göra, snabba att ställa in och alltid vaksamma (även när du är så trött att du inte kan se rakt). Om du inte använder valideringar för att skydda din databas integritet bör du verkligen börja.Använd begripliga namn i Access för att göra det enkelt
När du bygger en tabell eller skapar en databas, tänk på databasfilen, fälten och tabellnamnen du använder:- Kommer du ihåg vad namnen betyder om tre månader? Om sex månader?
- Är namnen så intuitiva att någon annan kan titta på tabellen och ta reda på vad den gör, långt efter att du har gått vidare till större och bättre saker?
Ta bort åtkomstfältvärden med stor försiktighet
När du tar bort fältvärden från en tabell, se till att du dödar värdena i rätt post – kontrollera igen och sedan först när du är säker, radera originalet. Även då kan du fortfarande göra en snabb Ctrl+Z och återställa det felande föremålet förutsatt att du ångrar direkt efter att ha upptäckt misstaget.Varför all kontroll och dubbelkontroll? För efter att du tagit bort ett fältvärde och gjort något annat i tabellen, glömmer Access helt bort ditt gamla värde. Det är borta, precis som om det aldrig funnits. Om du tar bort en post från en tabell är posten verkligen borta - eftersom det inte finns någon Ångra tillgänglig för en hel post. Om den posten råkade vara viktig och du inte hade en aktuell säkerhetskopia när posten försvann, har du ingen tur. Förlåt!
Säkerhetskopiera, säkerhetskopiera, säkerhetskopiera dina Access-databaser
Gjorde jag det tillräckligt tydligt? Håll alltid en säkerhetskopia av ditt arbete! Det finns ingen ersättning för en aktuell säkerhetskopia av dina data - särskilt om uppgifterna är avgörande för ditt personliga eller professionella liv. Effektiva strategier inkluderar ofta att behålla säkerhetskopior på en annan plats ifall en katastrof förstör ditt kontor, vare sig det är på ett annat kontor eller i molnet.
Om du tror att du aldrig har behövt en säkerhetskopia tidigare så varför bry dig, tänk på översvämningar. Tänk på nyhetsuppläsare som säger att ett område som för närvarande är under vattnet aldrig tidigare har översvämmats. Föreställ dig människors liv som flyter nerför gatan. Oavsett om du står inför en verklig katastrof av orkanproportioner, en brand eller din dators hårddisk som bestämmer dig för att dö (och det händer – även om det aldrig har hänt dig tidigare), kommer du att bli mycket gladare om du har en säkerhetskopia av din databas.
Tänk, tänk och tänk om innan du vidtar åtgärder i Access
Du känner till snickarens slogan, "Mät två gånger, skär en gång"? Detsamma kan sägas om att tänka när det kommer till din databas. Tänk inte bara på något, kom till en snabb slutsats och dyk sedan in. Vänta, tänk igenom det igen och tänk sedan på det en tredje gång. Då dra en slutsats och börja agera efter den. Med all kraft som Access ger dig, tillsammans med möjligheten att lagra tusentals och åter tusentals poster i din databas, kan ett relativt enkelt misstag bli ganska kostsamt på grund av de potentiella konsekvenserna i form av dataförlust eller en "oåterlig" åtgärd som vidtas felaktigt.Bli organiserad och håll ordning när du arbetar i Access
Även om förslagen för att organisera och hålla det enkelt kan tyckas vara motstridiga, är dessa två råd verkligen sällskapliga. Att hålla saker enkelt kan ofta vara ett sätt att undvika behovet av mycket organisation i efterhand. Medan du förmodligen har tröttnat på att höra dina föräldrar påminna dig om att "det finns en plats för allt, och allt på sin plats" (eller om de var mindre poetiska, "Rengör ditt rum!!! ”), hade de rätt.
Om du håller din databas organiserad kommer du att spara tid och sorg. En välplanerad, välorganiserad tabell blir lättare att fråga, rapportera om och inkludera i ett formulär. Det kommer också att sortera och filtrera som en blixt.
Ja, du kan bli för organiserad. Faktum är att överorganisering är alldeles för lätt. Dämpa din önskan att organisera genom att odla en annan passion:arbeta med så få steg som möjligt. Begränsa antalet mappar och undermappar du använder - maximalt fem nivåer av mappar är mer än tillräckligt för nästan vem som helst. Om du går mycket längre än fem nivåer, börjar din organisation stöta på din produktivitet (och ingen gillar en produktivitetsförlust, allra minst de människor som kommer med de där fåniga små sloganerna för företagens må-bra-affischer).