Om du var tvungen att gissa, hur mycket tid tror du att du spenderar på möten varje vecka? Enligt denna artikel tillbringar mellanledningen i genomsnitt 35 % av sin tid på möten, medan den högsta ledningen spenderar så mycket som 50 % på möten. Det värsta är när man spenderar all denna tid i diskussioner och de visar sig vara ineffektiva. Mötena är här för att stanna, men det finns sätt att göra den här tiden mer produktiv.
Här på Arkware spenderar vi mycket tid i möten med kunder och varandra. Det är viktigt att vi erbjuder de bästa databaslösningarna och att träffas tillsammans är ett av sätten att uppnå detta. Här är strategierna vi använder för att hålla våra möten mest produktiva.
1. Vet när du ska vara värd för ett möte
Innan vi kallar till ett möte ser vi till att det är det bästa sättet att lösa en utmaning eller ta itu med ett problem. Om ett e-postmeddelande eller memo kommer att få alla på samma sida, så skickar vi detta istället. Vi vill att våra möten ska vara en värdefull användning av allas tid.
2. Schemalägg möten vid rätt tidpunkt
Vi schemalägger möten vid tidpunkter då det är mindre troligt att människor blir distraherade. Fredag eftermiddag – definitivt inte en bra tid att hålla ett möte. Forskning visar att möten som hålls under lunchtid när människor är hungriga och distraherade också är mindre produktiva, så vi undviker dessa tider också. De bästa tiderna att hålla möten är mellan 9-11 eller 14-16 på tisdagar, onsdagar och torsdagar.
3. Bjud in rätt personer
Alla behöver inte vara på de flesta möten. Bjud bara in personal som kommer att ha nytta av diskussionen, till exempel de som har något att bidra med eller kommer att påverkas av samtalsämnet. Alla andra kan använda denna tid för att arbeta med kunder och utföra andra uppgifter.
4. Skapa en agenda
Skapa en agenda och tidslinje före mötet. Dela det med personerna som kommer till mötet så att de vet vad de kan förvänta sig. Att ha en agenda gör att alla kan följa med och hålla sig till ämnet. Om ämnet går åt sidan, var inte rädd för att hoppa in och ta tillbaka konversationen.
5. Välj en bekväm plats
Vi har märkt att en bekväm plats hjälper människor att hålla fokus på möten. Välj ett ljust, väl upplyst utrymme med bekväma sittplatser så att folk inte känner sig obekväma den kommande halvtimmen. Det är också en bra idé att ha en whiteboard eller projektorduk som alla kan titta på under mötet.
6. Håll möten korta
Det är bättre att ha flera korta möten än ett långt möte. Folk blir uttråkade och distraherade när de sitter för länge i samma sits. Dessutom minskar detta den tid de kan göra andra uppgifter. Håll möten på cirka 30 minuter om du kan.
7. Undvik att föreläsa
Kom ihåg att du håller ett möte, inte en föreläsning. Så undvik att föreläsa och tråka ut publiken. Ett möte är en tid för alla att prata, utbyta idéer, uttrycka sin oro och mer. Lämna tid för alla att bidra, därför är det viktigt att välja vem du bjuder in noggrant.
Om ditt företag kräver möten finns det sätt att göra dem mer produktiva för dig och dina anställda. Genom att följa strategierna ovan kan du göra den här tiden värdefull för alla på kontoret!