Vill du raka lite ledigt rutinmässiga Microsoft Access-uppgifter? Access erbjuder många funktioner som kan förbättra din effektivitet och produktivitet. Nyckeln är att veta var man hittar dessa funktioner och hur man använder dem. Var inte blyg – utforska och kolla in dessa 10 tidsbesparande tips för MS Access.
1. Lägg till tidsstämplar till databasposter
Med Now()-funktionen kan du automatiskt lägga till tid och datum i dina databasposter. På så sätt kan du, när som helst du hämtar posterna, avgöra när uppgifterna matades in.
2. Använd mallar för att bygga databaser
Mallar är din vän i MS Access. Med mallar behöver du inte bygga en databas från början. Välj bland hundratals alternativ som antingen är gjorda av Microsoft eller någon i Access-communityt.
3. Importera data från Excel till Access
Att importera data från Excel till Access kan vara en enorm tidsbesparing. Du kan göra mycket mer med din data med hjälp av Access, inklusive uppdatering av formler och sortering eller filtrering av resultat. Om du inte är säker på om du ska byta från Excel till Access, kontakta ett MS Access-supportföretag.
4. Exportera data från Access till Excel
Det är också användbart att exportera data från Access till Excel. Kalkylblad kan inte göra allt som databaser kan, men de är fortfarande användbara när du bara behöver hantera en liten mängd data. Dessutom vet de flesta hur man använder Excel.
5. Använd SQL för avancerade frågor
Structured Query Language (SQL) är bra att falla tillbaka på om du har problem med att designa en fråga. SQL är grunden för relationsdatabaser och låter dig välja exakt de resultat du letar efter.
6. Säkerhetskopiera din databas regelbundet
Dina Access-databaser är inte immuna mot korruption eller skada, så det är viktigt att vidta lämpliga åtgärder för att skydda dem. Det bästa sättet att göra detta är att säkerhetskopiera dina databaser regelbundet.
7. Lär dig dina genvägar
Ta dig tid att bekanta dig med genvägarna som kommer att vara till hjälp för dig. Du kan till exempel få full kraft av Access genom att filtrera resultat, dölja dubbletter i rapporter och påskynda inmatningen av data.
8. Förstå makron
Makron är verktyg som låter dig automatisera uppgifter och funktioner till dina formulär och rapporter – och du behöver inte lära dig VBA (Visual Basic for Applications) för att göra det. Ta dig tid att lära dig makron även om de ser förvirrande ut till en början – du kommer att bli mycket effektivare!
9. Utnyttja dina relationer
Många människor använder Access som ett glorifierat kalkylblad, men du begränsar bara dess potential genom att göra detta. Relationsdatabaser spårar relationer mellan dataelement, så utforska hur du skapar en relation mellan två tabeller i vilken databas som helst.
10. Välj primärnycklar noggrant
MS Access låter dig välja dina primärnycklar, och du vill göra det klokt. Vid design av en ny databas måste till exempel den valda nyckeln vara unik. Om det är möjligt att två poster delar samma värde för ett attribut, vill du inte använda detta som en primärnyckel.
Microsoft Access ska aldrig underskattas. Det är ett kraftfullt databasprogram som låter dig göra mer på kortare tid. Förhoppningsvis kommer de 10 tipsen ovan att vara användbara när du lär dig att navigera i Access 2016 på ett mer effektivt och produktivt sätt.