Anta att du har en Access-databas som innehåller dina kunders namn och adresser. Då och då kanske du vill eller behöver skicka ett standardbrev till varje kund som har valt att ta emot sådana utskick. Du är dock medveten om att dessa brev kommer att se så mycket bättre ut, och fungera så mycket mer effektivt, om de är personliga för varje enskild mottagare. Ett grundläggande exempel på detta är att skriva ut kundens namn och adress högst upp i brevet och att inkludera kundens titel och efternamn i hälsningsraden. Vi kan naturligtvis gå mycket längre än så här och inkludera information om kundkontot och även deras tidigare beställningar (om det är lämpligt).
Det finns två sätt att göra detta. Vi skulle kunna skapa en åtkomstrapport som är bra och bra. Uppgifterna lagras trots allt i Access, så varför inte skapa ett brev med hjälp av en sådan rapport? Det är säkert möjligt att göra det. Det kan dock mycket väl finnas en fördel med att slå samman dina kunddata lagrade i en Access-tabell eller fråga till ett MS Word-ordbehandlingsdokument. Det är utan tvekan mycket lättare att sätta sig ner och skriva ett väl presenterat standardbrev med MS Word (än att skapa samma dokument i en Access-rapport). Man kan säga att Word är ett bättre verktyg för just detta jobb.
Koppla brev Processen där data från en tabell integreras i ett ordbehandlingsdokument kallas e-postsammanfogning . Följande övning förklarar hur du använder information från Access-tabellen i figur 1 nedan.

Figur 1: Schemat för Access-tabellen vi ska använda.

Ansluter till åtkomstdata Detta första steg i processen innebär att MS Word kopplas till databasen där kunddata lagras. Vi kommer att arbeta med ett tomt dokument här, men normalt skulle du börja med att skriva ditt standardbrev. Syftet med denna övning är att visa hur ett Word-dokument får tillgång till data i en MS Access-tabell eller fråga (snarare än hur man komponerar ett välpresenterat Word-dokument i sig).

1. Öppna MS Word.
2. Klicka på ikonen VÄLJ MOTTAGARE. Denna finns i START MAIL MERGE-gruppen i menyfliksområdet MAILINGS. Om du klickar på ikonen visas en rullgardinsmeny.
3. Välj ANVÄND EXISTERANDE LISTA från rullgardinsmenyn.
4. Bläddra till platsen för din Access-databas (i fönstret som har öppnats) och dubbelklicka på dess filnamn. Detta öppnar dialogrutan VÄLJ TABELL där du ser alla tabeller och frågor från din databas.

   Figur 2:VÄLJ TABELL dialogformulär.

5. Dubbelklicka på namnet på tabellen eller frågan som innehåller kundens namn och adresser. Vi är intresserade av tblKunden. Dialogformuläret stängs sedan. Du är nu redo att välja vilka fält som ska användas i ditt dokument.

Åtkomst till tabell- eller frågefält Vi har nu anslutit oss till Accessdatabasen och tabellen där kunddata lagras. Nästa steg i processen är att infoga fält från den tabellen i själva Word-dokumentet. Vi kommer att använda fält för att ange kundens adress högst upp i brevet och för att skapa en hälsningsrad. Om vi ​​ville kunde vi också gå längre och infoga data från tabellen med brevets huvudtext.

1. Klicka på platsen i dokumentet där fältet ska infogas.
2. Klicka på den nedre halvan av ikonen INSERT MERGE FIELD delad knapp. Detta finns i gruppen SKRIV OCH SÄTT IN FÄLT i menyfliksområdet MAILINGS. En rullgardinslista med fält visas (se figur 3 nedan).

   Figur 3: Infoga Kortkopplingsfält .

3. Välj kundens titel fältet från listan. En titel fältplatshållare visas nu på dokumentet.
4. Upprepa steg 2, denna gång genom att välja efternamnsfältet. Se till att du lämnar ett utrymme mellan de två platshållarna.
5. Gå till en ny rad och upprepa steg 2 igen, den här gången genom att välja det första adressfältet. Upprepa detta steg för vart och ett av adressfälten, varje fält på en separat rad.
6. Gå ner två rader under adressfälten för att ange hälsningsraden. Skriv en hälsning som "Kära ", lämna ett mellanslag och infoga sedan en titel fältet följt av ett annat blanksteg och sedan efternamnet fältet

Ditt dokument ska nu se ut så här:

Figur 4: Fältet Koppla brev Platshållare.

Sammanfogar åtkomstdata När du har lagt till kopplingsfälten i ditt dokument är du nästan redo att köra kopplingen. Innan vi gör det är det dock en bra idé att förhandsgranska hur dokumenten kommer att se ut efter att data har slagits samman. Gör detta genom att klicka på ikonen FÖRHANDSVISNING RESULTAT på postbandet. Varje post från databasen slås sedan samman till ett separat dokument. Du kan bläddra igenom var och en av dessa "dokumentposter" med hjälp av navigeringsknapparna i gruppen FÖRHANDSVISNING RESULTAT. Så här ser vårt dokument ut när det förhandsgranskas:

Figur 5 (ovan): Förhandsgranska den första posten med sammanslagna data.

Figur 6: AVSLUTA OCH SLÄMNA.

Vi kan nu köra sammanslagningen. Gör detta genom att klicka på knappen SLUTFÖR OCH SAMMANSLUT (se figur 6 ovan). Du får sedan möjlighet att SKRIVA UT DOKUMENT eller REDIGERA ENSKILDA DOKUMENT. Om du gör det senare öppnas en ny instans av Word som innehåller de sammanslagna dokumenten. Du är sedan fri att göra de justeringar som du tycker är lämpliga och skriva ut när du är klar.