Kolla in dessa användbara tips för att skapa en urvalsfråga i Microsoft Access
Gäller:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 och 365 (Windows)
Du kan skapa en urvalsfråga i Microsoft Access för att hämta data baserat på kriterier. En urvalsfråga i Microsoft Access är den vanligaste typen av fråga. Det finns ett antal sätt att arbeta effektivt i utvalda frågor för att få de resultat du vill ha och spara lite tid. Du kan också använda många av dessa tips i andra typer av frågor.
1. Skapa en urvalsfråga i Design View
För att skapa en urvalsfråga och gå till Design View (och undvika guiden):
- Klicka på fliken Skapa i menyfliksområdet.
- I gruppen Frågor klickar du på Frågedesign. En dialogruta visas.
- Dubbelklicka på önskade tabeller eller frågor (klicka på fliken Frågor i dialogrutan för att välja frågor).
- Klicka på Stäng. En fältlista för varje tabell eller fråga visas i den övre rutan i Design View.
- Om du behöver lägga till ytterligare en tabell eller fråga i den översta rutan, klicka på knappen Visa tabell på fliken Frågeverktygsdesign i menyfliksområdet, dubbelklicka på önskad tabell eller fråga (klicka först på fliken Frågor) och klicka på Stäng.
2. Flytta mellan designvy och databladsvy
Du kan köra en urvalsfråga genom att klicka på knappen Kör på fliken Frågeverktygsdesign i menyfliksområdet eller genom att helt enkelt gå till databladsvy.
För att snabbt flytta mellan designvy och databladsvy:
- Högerklicka på frågefliken (eller namnlisten) för den aktuella frågan och välj önskad vy, eller
- Klicka på knappen Visa på fliken Hem eller fliken Design för frågeverktyg i menyfliksområdet och välj önskad vy.
3. Lägga till fält i rutnätet i Design View
I Design View kallas den nedre rutan QBE (Query by Design)-rutnätet. Visa fälten du vill fråga i detta rutnät. Den övre rutan i designvyn visar datakällorna – fältlistor med tabeller eller frågor.
För att lägga till ett fält till QBE-rutnätet:
- Dubbelklicka på ett fält i en fältlista i den övre rutan i designvyn för att lägga till det i nästa tillgängliga kolumn i rutnätet.
- Dra ett fält från en fältlista genom att hålla ned vänster musknapp och sedan dra ner till en kolumn för att lägga till det i rutnätet.
- Klicka på fältraden i en kolumn i QBE-rutnätet och välj önskat fält från rullgardinsmenyn. Om det finns mer än en tabell och samma fältnamn förekommer i båda, måste du också ange källtabellen på raden Tabell annars kommer Access som standard till den första tabellen (vänster till höger i den övre rutan) som innehåller fältet.
4. Lägga till flera fält i rutnätet i Design View
Du kan lägga till flera fält till QBE-rutnätet.
För att välja flera fält som är angränsande (intill):
- I den översta rutan klickar du på ett fält i en fältlista och håller sedan ned Skift och klickar på det sista fältet som du vill inkludera nedan.
- Peka på ett av de markerade fälten, håll nere vänster musknapp och dra ner till en kolumn i QBE-rutnätet.
Så här väljer du flera fält som inte är angränsande (inte angränsande):
- I den översta rutan, klicka på ett fält i en fältlista och Ctrl-klicka sedan på efterföljande fält nedan.
- Peka på ett av de markerade fälten, håll nere vänster musknapp och dra ner till en kolumn i QBE-rutnätet.
5. Lägger till alla fält i rutnätet i Design View
Du kan lägga till alla fält i rutnätet. Tänk dock på att detta kan sakta ner din fråga beroende på antalet fält och mängden data.
Så här väljer du alla fält i en källtabell eller frågefältslista:
- I den översta rutan dubbelklickar du på namnlisten för en fältlista för att välja alla fält.
- Peka på ett av de markerade fälten, håll nere vänster musknapp och dra ner till en kolumn i QBE-rutnätet.
Du kan använda asterisken (*) som visas överst i fältlistan i den övre rutan och dra den till QBE-rutnätet för att representera alla fält. Denna metod har dock begränsningar. Du kan till exempel inte inkludera en aggregatfunktion eller köra en Totals-fråga med asterisken.
6. Använder OCH- och ELLER-logik
I QBE-rutnätet, i kriterierad(er):
- Ange kriterier i samma kriterierad som ett OCH-scenario.
- Ange kriterier i olika kriterierader som ett ELLER-scenario.
7. Ordna om kolumner
Du kan ordna om kolumner i designvyn i en fråga. Detta är användbart på många sätt, inklusive gruppering och sortering. Om du anger en sorteringsordning för mer än ett fält, sorteras Access från vänster till höger.
Så här ordnar du om kolumner i designvyn:
- Klicka på det tunna fältet överst i kolumnen du vill flytta för att välja hela kolumnen.
- Peka på samma område på den valda kolumnen, håll nere vänster musknapp och dra kolumnen till dess nya position.
8. Ställa in egenskaper
Du kan visa egenskaper i Design View på ett antal sätt:
- Dubbelklicka på den övre rutan i ett tomt område.
- Tryck på F4.
- Högerklicka i endera rutan i designvyn och välj Egenskaper från rullgardinsmenyn.
- Klicka på knappen Egenskaper på fliken Query Design Tools i menyfliksområdet.
Så här ställer du in frågeegenskaper:
- Klicka på den övre rutan i ett tomt område.
- Välj önskade egenskaper i rutan Egenskaper.
Nedan är frågeegenskaper:
För att ställa in fältegenskaper:
- Klicka på en kolumn i QBE-rutnätet.
- Välj önskade egenskaper i rutan Egenskaper.
Nedan finns fältegenskaper:
9. Lägga till en knapp för att enkelt rensa rutnätet
Du kan lägga till en Clear Grid-knapp i verktygsfältet Snabbåtkomst för att göra det enkelt att rensa hela rutnätet i Query Design View.
Visa först verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet (detta gör det lätt att se och tillåter att fler knappar kan läggas till):
- Klicka på pilen till höger om verktygsfältet Snabbåtkomst (som är ovanför menyfliksområdet som standard) och välj Visa under menyfliksområdet.
Så här lägger du till en Clear Grid-knapp i verktygsfältet Snabbåtkomst:
- Klicka på pilen till höger om verktygsfältet Snabbåtkomst och välj Fler kommandon.
- Välj Alla kommandon i menyn högst upp.
- Välj Rensa rutnät i listan med kommandon.
- Klicka på Lägg till.
- Klicka på OK.
Från och med nu kommer du att kunna välja knappen Rensa rutnät (X) i verktygsfältet Snabbåtkomst i designvyn i en fråga.
Nedan finns verktygsfältet Snabbåtkomst med knappen Rensa rutnät (X):
10. Visar totalsummor i databladsvy
Du kan nu visa totaler automatiskt i databladsvy:
- Gå till databladsvy.
- Klicka på knappen Totals på fliken Hem i menyfliksområdet. En totalrad läggs till i databladet.
- Klicka på den kolumn du vill summera i raden Totalt och välj en funktion från rullgardinsmenyn. Access beräknar summan automatiskt.
Det finns många fler tips och tricks för att arbeta med utvalda frågor, men dessa är en bra uppsättning att börja med.