Om du redan vet hur man öppnar, sparar och skriver ut i till exempel Word, är du förmodligen redo att göra samma saker i Access utan problem.
För att se till att du är helt Access-redo, här är en titt på de grundläggande procedurerna som kan ge dig en solid grund att bygga på.Hur man öppnar Access
Åtkomsten öppnas på något av flera sätt. Så, som en restaurang med en mycket omfattande meny, kommer vissa människor att älska alla val, och andra kommer att säga, "Jag kan inte bestämma mig! Det finns alldeles för många alternativ att välja mellan!”
Nu kommer du att stöta på situationer där ett av sätten är det uppenbart bästa valet - helt enkelt, och det kommer att vara vägen att gå. Men tänk om du aldrig har hört talas om det? Du kommer att försöka hitta mitt telefonnummer (jag är olikt – ha!) så att du kan ge mig en bit av ditt sinne. Så för att bekanta dig med alla dina val (så att du är redo för alla situationer), här är alla sätt du kan öppna Access:
- Windows 8.1-användare kan använda någon av flera metoder för att starta ett program — klicka på skärmens nedre vänstra hörn för att visa Start-ikonen, tryck på Windows-tangenten på tangentbordet, eller om du har en pekskärm, tryck på Start-knappen . När startskärmen visas trycker du på rutan Åtkomst till applikationen.
Om du nyligen har använt Access ser du det i listan till vänster på Start-menyn. Välj bara Start→ Microsoft Access 2019, så öppnas Access.
- Dubbelklicka på en befintlig Access-databasfil på skrivbordet eller i en mapp (som visas). Åtkomst öppnas automatiskt.
Dubbelklicka på en Access-databasfil så öppnas Access direkt. Goda nyheter:Access 2019 kommer att öppna databasfiler som du skapat med tidigare versioner av Access, och bör stödja alla funktioner som används i dessa databasfiler. Alla dina tabeller bör öppnas korrekt, och rapporter, formulär och frågor bör också fungera bra.
- Om någon hjälpsam person har lagt till Access till verktygsfältet Snabbstart (i aktivitetsfältet), kan du klicka på Access 2019-ikonen (det ser ut som ett A på omslaget till en bok), och så är det. Åtkomsten öppnas för dig där och då.
Hur man väljer en startpunkt i Access
Så, Access är öppet, och (förutsatt att du öppnade det från Start-menyn eller från snabbstartsdelen av aktivitetsfältet) stirrar du på Access-gränssnittet. Du kan se funktioner vars syften undviker dig eller som du ännu inte vet hur man använder.
Titta på hur Access erbjuder dig att komma igång med din databas, oavsett om det är en befintlig som behöver arbete eller en ny som ni alla har planerat och redo att köra.
Öppna en befintlig databas
Tja, det här är det lätta. Om det redan finns en databas kan du öppna den genom att klicka på fliken Arkiv (överst till vänster i arbetsytan) och välja Öppna från listan med kommandon som visas. Som visas här öppnas en panel som visar de typer av filer du kan öppna (precis till höger om den långa röda filpanelen) och de databaser du senast har använt. Klicka på ordet Senaste i listan till vänster och klicka sedan på databasen i listan Senaste, så öppnas den och listar dess aktuella tabeller, frågor, rapporter och formulär längst till vänster i fönstret.
Välj din nyligen använda databas från listan Senaste till höger.
När databasen öppnas kan du öppna och se dess olika delar bara genom att dubbelklicka på dem i panelen längst till vänster; vad du än öppnar visas i den centrala, centrala delen av fönstret. Följande bild visar ett exempel:en tabell, redo för redigering.
En befintlig tabell, redo för fler poster.
När du har öppnat en tabell kan du börja ange eller redigera poster. Om du vill mixtra med befintliga frågor kan du öppna dessa också, bara genom att klicka på dem i listan till vänster i arbetsytan.
Starta en ny databas från början
Så du har ingen databas att öppna, eller hur? Nåväl, låt inte det stoppa dig. För att starta en ny behöver du bara öppna Access.En databasfil innehåller alla dina databaskomponenter. Allt som är associerat med data är en del av databasen, inklusive:
- Alla tabeller som innehåller dina data
- Frågor som hjälper dig att söka och använda data
- Rapporter som visar vad din data är och vad den betyder
- Formulär som låter människor visa, ange och redigera data
Klicka på knappen Tom skrivbordsdatabas i gruppen Ny.
Ge sedan din databas ett namn (se dialogrutan som visas i följande figur) och klicka på knappen Skapa.
Ge din databas ett namn som ersätter den generiska DatabaseX.accdb. X:et i bildtexten representerar ett tal; Access tilldelar på varandra följande nummer till standardnamnen. Bilden visar en 1 som lagts till i filnamnet.
Om detta är din absolut första databas i en ny installation av Access, kommer filnamnet som erbjuds i denna panel att vara Databas1. Observera att du inte behöver skriva ett filtillägg här; Access kommer att lägga till den rätta för dig.Vad är den där lilla gula mappen i dialogrutan där du namngav din nya databas? Det låter dig välja en mapp (annan än standardmappen Dokument i Windows 8/8.1) där du kan spara din databas. Klicka på mappikonen efter att ha skrivit ett namn för din databas och använd sedan dialogrutan Arkiv Ny databas för att välja en plats — en befintlig undermapp i Dokument, skrivbordet, en nätverksenhet (om du är på ett nätverk, säg på ditt kontor) eller din Office 365 OneDrive. Dialogrutan ser väldigt bekant ut för alla som har använt ett Windows-program, så detta kommer inte att vara nytt område för dig.
Vid det här laget, med din nya databas öppen, kan du börja skriva in poster i din första tabell eller börja namnge dina fält och ställa in dem. Fältnamnen hamnar i den översta raden (ID-fältet är redan skapat, som standard i den nya tabellen), och etiketten Klicka för att lägga till är överst i kolumnen med den aktiva cellen. Om du väljer att spara ditt bord nu (högerklicka på fliken Tabell1 och välj Spara), kan du namnge ditt bord till något mer användbart än Tabell1.Börjar med en mall
Access tillhandahåller mallar (förberedda filer som fungerar ungefär som databascookies) för dina nya databasbehov. Du hittar en uppsättning mallikoner i samma Nya panel där vi precis valde en tom skrivbordsdatabas. Som visas kan du välja en mallkategori genom att klicka på något av orden under sökrutan Sök efter onlinemallar och söka online efter mallar i den kategorin.
Visa databasmallarna för din valda kategori.
När onlinesökningen är klar (förutsatt att du är online vid tillfället) visas en serie stora knappar, en för varje mall som matchar din sökning. Observera att en större lista med kategorier — som ska användas om du vill söka igen efter en annan kategori av mallar — visas till höger.