Om du för närvarande använder Microsoft Excel som din databas vill du antagligen tänka om. Excel är ett utmärkt verktyg för att skapa kalkylblad och utföra beräkningar med begränsade datamängder, men det är inte det bästa databasverktyget. Men många människor fortsätter att använda Excel som en databas eftersom det är enkelt och bekant.
Som tur är kan du uppgradera till Microsoft Access, ett databashanteringssystem som lagrar information. Access är användarvänlig, även för nybörjare, och erbjuder ett liknande utseende och känsla som andra Microsoft-produkter. Och du kan konvertera dina Excel-kalkylblad till din databas.
Låt oss diskutera de största tecknen på att ditt företag eller organisation har vuxit ur Excel och varför ett databasprogram som Access passar bättre.
Dina arbetsflöden är mer komplexa
Excel fungerar bra för enkla, linjära arbetsflöden. Men när dina arbetsflöden blir komplexa är det dags att uppgradera till ett databasprogram som Access. På så sätt kan du enkelt ange eller visa information för olika typer av relaterad information.
Din data växer
När du börjar samla stora mängder data är det dags att gå bort från Excel. Excel har en begränsning av antalet poster per ark, och det kan drabbas av prestandaproblem när dina data växer. Du kan dela upp data i många ark, men detta blir så småningom en stor huvudvärk, särskilt om du inte kan förstå dina data.
Det finns mindre säkerhet
En annan brist med Excel är dess brist på säkerhet. Excel ger dig möjligheten att lösenordsskydda dina kalkylblad, men det är ett känsligt system. Det finns dock verktyg online som gör det enkelt för människor att låsa upp skyddade filer utan att behöva känna till lösenordet. För att skydda din data är det värt att flytta upp till Access. Och du kan välja vilka behörigheter du vill ge varje användare.
Samarbete är svårt
Samarbete är mycket svårare i Excel än det är på Access. Även när du använder redigering för flera användare eller lagrar ditt kalkylblad på en delad server är det lätt att fel uppstår. Ett av de vanligaste felen:människor skriver över varandras arbete. Om du behöver flera användare för att komma åt dina data är ett databasprogram rätt väg att gå.
Dina uppgifter är tråkiga
Känner du att du lägger ner mer tid på att utföra tråkiga uppgifter i Excel? Detta behöver inte vara din norm. Databasprogram som Access har verktyg och funktioner som gör dig mest produktiv med din tid. Du kan automatisera många av dina uppgifter och minska uppsägningar genom att lagra relaterad data.
Detta är bara några av anledningarna till varför Excel inte är den bästa lösningen för din databas. Vi förstår att det är bekant och lätt att förstå, men det finns bättre alternativ där ute. Om du letar efter något enkelt och användarvänligt kommer du att känna dig som hemma med Access. Kontakta Arkware idag för att lära dig mer om dina databasalternativ.