En platt fildatabas är en samling data som lagras i en tvådimensionell databas. Dessa filer lagras som vanlig text och har ingen markering, vilket skiljer relationsdata åt med ett kommatecken. Platta fildatabaser är inte detsamma som relationsdatabaser, som använder flera tabeller för att lagra information. Du kan dock importera platta filer till Microsoft Access.
Låt oss lära oss mer om platta fildatabaser, hur de är strukturerade och när du ska använda dem.
Förstå platta fildatabaser
En platt fil är en enkel databas där liknande datasträngar lagras som poster i en tabell. Microsoft Excel är ett bra exempel på en platt fildatabas. Faktum är att det står för 90 procent av platta fildatabaser!
I Excel representerar tabellens kolumner en dimension av databasen, medan varje rad är en separat post. Generellt sett innehåller platta filer information som är alfanumerisk och kräver väldigt lite formatering.
För att visa skillnaden mellan Microsoft Excel och en relationsdatabas, låt oss titta på det här exemplet.
- En butik planerar att lagra kundinformation i en databas. Om de väljer Excel kommer de bara att ha en enda tabell, där varje post beskriver en individuell beställning.
- Om detaljhandeln väljer en relationsdatabas kan de ha flera tabeller. En kan ha order-ID och en annan kundinformation. I stället för att duplicera kunddata hänvisar varje order till motsvarande post i kundtabellen.
Hur Microsoft Excel är uppbyggt
En platt fildatabas har en enkel struktur. Den första raden innehåller fältnamnet för varje kolumn, och varje rad efter det representerar en enda post. Varje rad har samma typ av information. Denna information definieras av kolumnerna, som beskriver typen av data och sätter en gräns för antalet tecken som får finnas i fältinformationen.
Kolumner separeras med kommatecken eller tabb, och det finns inga förutbestämda gränser för antalet rader som kan finnas. Med sin enkla installation är Excel-databaser bäst att använda för följande ändamål:
- Namn- och adressfiler
- Medlemslistor
- Klasslistor
- Kundinformation
- Lagspelare
- Samtalsloggar
Är Microsoft Excel rätt för dig? Kontakta Arkware för en konsultation
Data som har en okomplicerad struktur och ett mindre fotavtryck kan dra nytta av Excel. Men om du har komplexa data eller vill undvika redundans och dubbletter av data, måste du definitivt uppgradera till en relationsdatabas. För att lära dig mer om platta fildatabaser som Excel, när du ska använda dem och hur du importerar dem till MS Access, kontakta Arkware idag.