Microsoft Access är ett program som låter dig bygga och hantera databaser. Det är relativt lätt att använda och har ett liknande utseende och känsla som andra Microsoft-produkter. Detta gör det till ett lämpligt val för nybörjare eller de som inte har mycket datorvana. Det finns många saker du kan använda Access till, och en av dem är att hantera dina anställda. Du kan använda en av de tillgängliga mallarna eller skapa din egen.
Vad är en HR-databas?
En HR-databas används av yrkesverksamma för att lagra information relaterad till deras anställda, såsom utbildningsdetaljer eller normala arbetstider. Det är viktigt att personaldatabaser är säkra eftersom de innehåller känslig information. Med så många juridiska överväganden att tänka på är det bäst att bara samla in den information du behöver om dina anställda.
Här är några exempel på information som du kan inkludera i en HR-databas:
- Semester och frånvaro
- Schema eller vanliga arbetstider
- Tidrapporter och utgifter
- Personliga uppgifter (d.v.s. födelsedatum, befattning)
- Löneinformation
- Kvalifikationer innehade
- Utbildningsinformation
Överväganden för anställdas databaser
Som arbetsgivare har du ett ansvar att hålla dina anställdas information säker och säker. Om du inte följer de korrekta riktlinjerna kan värdefull information exponeras för obehöriga. Du kan få straff, och du kommer säkerligen att förlora förtroendet för dina anställda och kunder.
Nedan följer de överväganden du bör göra när du bygger och underhåller en personaldatabas:
- Lagra data etiskt. Dina anställdas information bör förvaras säkert och endast delas med relevanta personer. Se till att du följer sådana lagar som Data Protection Act 1998 och Freedom of Information Act. Anställda bör också veta hur deras data används.
- Säkerhet. Hur säker är din HR-databas? Om din data lagras i molnet, vill du veta vilken typ av säkerhetsåtgärder som finns på plats. Vi rekommenderar också att du krypterar din databas, håller all programvara uppdaterad och begränsar administratörsanvändare.
- Användbarhet. Huvudfunktionerna i en HR-databas är att hantera anställdas register, spåra semester, registrera frånvaro och så vidare. Så länge din databas byggdes på rätt sätt bör den vara lätt att använda. Om det inte är det, kontakta Arkware för att lära dig mer om att bygga en intuitiv och enkel personaldatabas.
- Migrering. Det är möjligt att du en dag kan behöva migrera till ett nytt databassystem. Du kan migrera Microsoft Access till MySQL, SQLServer, Azure, Oracle och andra. Detta är viktigt eftersom du inte vill behöva mata in allt för hand.
- Lagringsstorlek. Slutligen, vet hur mycket lagringskapacitet som sannolikt kommer att behövas. Genom att tänka framåt kan du se till att din databas inte får slut på serverutrymme. De flesta databasprogram har stor kapacitet, men det är fortfarande värt att kolla in.
Att bygga och underhålla en HR-databas är en viktig del av att äga ett företag. För att lära dig mer om att ha en anpassad databas byggd för ditt företag eller organisation, kontakta databasexperterna på Arkware idag.