Om du registrerar elever till kurser eller program genom en skola eller ett utbildningsprogram, är chansen stor att du håller reda på dem med ett kalkylblad som Excel. Ditt kalkylblad innehåller förmodligen information om dina elever, som deras namn, kontaktuppgifter och kurser de är anmälda till.
Ta saker ett steg längre, och du kan till och med göra denna information tillgänglig på fronten av din webbplats så att den är lättillgänglig för elever, föräldrar och lärare. För att skydda personlig information kan du säkra detta område med ett lösenord.
Låt oss gå igenom de snabbaste och mest effektiva sätten att skapa och organisera en studentdatabas.
Använd en studentdatabasmall
Det snabbaste och enklaste sättet att skapa en studentdatabas är att använda Microsoft Access. Access är användarvänligt och har en liknande struktur som andra Microsoft-produkter. Om du redan har ett Excel-ark som innehåller dina elevers information och kurser kan du konvertera dina ark till Access. På så sätt kommer du inte att förlora någon information eller slösa bort dyrbar tid.
Det bästa alternativet är att välja en studentdatabasmall. På så sätt är databasen redan inställd för dig och du kan börja uppdatera den med dina elevers information. Dessa mallar är bäst för små skolor och organisationer eftersom de är enkla och okomplicerade. Om du behöver en mer komplex studentdatabas, kontakta en professionell databasexpert som Arkware.
Fånga in rätt data
Om du redan använder ett kalkylblad för att fånga studentinformation kan du helt enkelt flytta över denna information till Access. Men om din databas är ny måste du bestämma vilken data du vill fånga från elever. När du ber om rätt information i förväg sparar du tid och huvudvärk från att försöka spåra denna information i framtiden.
Här är några exempel på elevinformation du kanske vill samla in:
- För- och efternamn
- Student-ID-nummer
- Födelsedatum
- E-post
- Telefonnummer
- Adress
- Kurser anmälda till
- examensdatum
Ordna studentinformation
När det gäller att organisera dina elevers information erbjuder Access olika sätt att göra detta. Du kan till exempel identifiera studenter med deras namn, huvudämne eller studentnummer. Inom de kurser de går kan du lägga till instruktörens namn, avdelning, klasstider och betyg.
Att ha denna information till hands gör det enkelt att hantera din elevbas och analysera data, till exempel vilka klasser som är mest populära. Och när nya elever, kurser, instruktörer etc. läggs till i din skola kan du enkelt lägga till dem i din databas för att säkerställa konsekvent och korrekt information.
Vill du skapa en studentdatabas för att hantera student- och kursinformation? Kontakta Arkware för att diskutera ditt projekt.