Kombinera Access 2016 med Word för att adressera kuvert till en lista med personer.
En sammanslagning låter dig adressera kuvert till alla personer i en tabell eller fråga.
I följande exempel går vi igenom processen att ställa in kuvert med namn och adresser, så att de är redo att skrivas ut och skickas.
-
Starta guiden Mail Merge
Välj tabellen eller frågan som innehåller listan med namn och adresser.
Klicka på Ordsammanfogning i Importera och länka grupp från Externa data fliken på menyfliksområdet.
-
Välj dokumentalternativet
Välj om du vill länka data till ett befintligt dokument eller skapa ett nytt dokument.
För det här exemplet skapar vi ett nytt dokument från början.
Klicka på Skapa ett nytt dokument och länka sedan data till det .
-
Byt till Microsoft Word
Vid det här laget bör Microsoft Word vara öppet och blinka i aktivitetsfältet.
Klicka på Microsoft Word-knappen i Aktivitetsfältet för att öppna Word.
-
Välj dokumenttyp
Välj den dokumenttyp som du vill arbeta med.
I det här exemplet gör vi en e-postkoppling så att vi kan lägga namn och adresser på kuvert.
Så välj Kuvert från kopplingsguiden till höger på skärmen.
Klicka på Nästa:Startdokument
-
Välj kuvertstorlek och andra alternativ
Välj Ändra dokumentlayout klicka sedan på Kuvertalternativ... för att starta Envelope Options dialogrutan.
Klicka på OK när du är klar.
-
Granska och fortsätt
Använd det aktuella dokumentet är nu vald.
Kuvertet visas nu i relativa proportioner till den storlek du valt.
Kontrollera att det ser korrekt ut och klicka på Nästa:Välj mottagare för att fortsätta.
-
Välj mottagare
Det är här du får välja mottagare. Men Word känner igen att vi redan använder en tabell från Access, så Använd en befintlig lista är nu vald, med informationen nedan.
Kontrollera att det ser korrekt ut och klicka på Nästa:Ordna ditt kuvert för att fortsätta.
-
Arrangera kuvertet
Klicka på kuvertet där adressblocket ska hamna.
Klicka sedan på Adressblock... från guiden Koppla dokument.
-
Infoga adressblock
Använd den här dialogrutan för att bestämma hur fälten ska visas på kuvertet.
Beroende på hur din databas har utformats kan du kanske välja Infoga mottagarens namn i detta format och Infoga postadress .
Men om kuvertförhandsgranskningen är tom (som i det här exemplet), måste du matcha fälten.
För att matcha fälten, klicka på Matcha fält... .
-
Matchningsfält
Använd den här dialogrutan för att matcha fälten som visas på kuvertet med fälten från din databas.
Använd rullgardinsmenyn för att välja ett fält från din databas som matchar fältet till vänster.
I det här exemplet finns det bara ett obligatoriskt fält ( Företag ). Vi kan använda CustomerName från vår databas för detta fält (vår databas har bara ett fält för kundnamnet). Hade vi valt Infoga mottagarens namn och Infoga postadress i den föregående dialogrutan skulle det finnas många fler obligatoriska fält — av vilka vi inte har matchande fält i vår databas. Därför, genom att avmarkera det alternativet i föregående steg, är guiden mindre restriktiv och vi kan fortsätta genom att matcha några av de valfria fälten.
Om du befinner dig i en liknande situation och du planerar att göra fler e-postsammanslagningar i framtiden, kanske du vill kontrollera Kom ihåg denna matchning för denna uppsättning datakällor på den här datorn för att rädda dig från att behöva matcha fälten manuellt varje gång.
Klicka på OK när du har matchat fälten du behöver.
-
Granska och stäng dialogrutan
Nu visar kuvertförhandsgranskningen en adress från vår lista.
Kontrollera att den visas i rätt format. Använd de små pilarna för att gå igenom listan om du behöver.
Du kommer också att märka att Infoga postadress är nu vald.
Klicka på OK för att fortsätta.
-
Granska och fortsätt
Dialogrutan har stängts och vi är nu tillbaka vid Arrangera ditt kuvert steg.
Du kommer att märka att «AddressBlock» visas nu på kuvertet där adressen kommer att visas.
Klicka på Nästa:Förhandsgranska dina kuvert för att fortsätta.
-
Förhandsgranska dina kuvert
Förhandskuvertet visar nu de faktiska namnen och adresserna från vår databas, precis som de kommer att visas när de skickas ut.
Du kan använda de små pilknapparna för att navigera genom listan för att se hur andra poster visas.
Om allt ser bra ut, klicka på Nästa:Slutför sammanfogningen .
-
Slutför sammanfogningen
Mail Merge är redo att producera dina kuvert.
Klicka på Skriv ut... för att skriva ut kuverten.