Som företagsägare vill du lagra personalinformation på en säker, säker och stabil plats. Information om personalresurser är känslig eftersom den innehåller klagomål på arbetsplatsen, disciplinära problem, drogtester, incidenter med ersättning till anställda, medicinska problem för anställda och mer. Det bästa sättet att lagra denna känsliga information är i digital form.
Låt oss ta en titt på vad en HR-databas är och fördelarna med att ha en för ditt företag.
Vad är en HR-databas?
En HR-databas är ett centralt nav för personalinformation. Personalavdelningar använder denna programvara för att spåra följande typer av data:
- Anställd information
- Semesterinformation
- Frånvarotal
- Jobbschema
- Standard arbetstid
- In- och utklockningstider
- Anställdas tidrapporter
- Företagskostnader
Eftersom denna information är känslig finns det många juridiska överväganden att ta hänsyn till. Du bör veta hur du lagrar dessa uppgifter enligt HIPAA och GDPR, samt veta hur länge du kan behålla dem. Det gäller både nuvarande anställda, tidigare anställda och arbetssökande.
Hur kan en HR-databas hjälpa ditt företag?
När du väl har skapat en HR-databas för ditt företag kommer du inte att se tillbaka! Dessa databaser effektiviserar dina HR-processer och håller data lagrad i en säker miljö. På så sätt kan du visa dina anställda att du tar deras sekretess på allvar.
Här är några av fördelarna med att ha en HR-databas för ditt företag:
- Effektivitet. Att underhålla en HR-databas effektiviserar ditt teams produktivitet. All information de behöver för att fatta datadrivna beslut finns på en central plats.
- Kostnadseffektivitet. I det långa loppet kan en HR-databas spara ditt företag pengar. Din databas kommer att fungera för dig så att din personal kan fokusera på andra uppgifter. Att hålla känslig information säker kan också förhindra ett kostsamt intrång.
- Noggrannhet. När du behöver fatta beslut är det absolut nödvändigt att du litar på korrekt information. Med en databas finns det färre HR-fel, vilket gör att du kan fatta sunda beslut.
- Förbättrad regelefterlevnad. Lagra all känslig information på ett ställe så att det är lättare att följa GDPR. Detta visar också anställda att du bryr dig om deras integritet.
Bör ditt företag ha en HR-databas?
Chansen är stor att ditt företag kan dra nytta av en HR-databas. Många små och medelstora företag är ofta osäkra på detta, men baserat på fördelarna ovan kan du se hur dessa databaser kan hjälpa ditt företag att drivas mer effektivt samtidigt som de håller anställdas information säker.
Faktum är att du som ett mindre företag förmodligen saknar resurser för att hantera ett säkerhetsintrång. Lyckligtvis behöver du inget komplicerat eller dyrt för att få jobbet gjort. Du kan använda Microsoft Access för att bygga en HR-databas eller arbeta med en databasexpert som Arkware för att skapa en åt dig.
För att lära dig mer om HR-databaser och hur de kan stödja din affärsverksamhet, kontakta Arkware för en kostnadsfri konsultation.