Bygga en Microsoft Access-databas

Var börjar jag?

En allmän regel för att skapa en databas (eller en databasfunktion) är att föreställa sig den minsta lösning som behövs för att uppfylla målet. Att hålla det enkelt gäller särskilt nybörjare. Om du vill bygga ett system för att spåra säljleads, lägg inte till att bygga en kundtjänstdatabas eller faktureringssystem samtidigt. Sedan, när din nya applikation väl fungerar, kan du lägga till nya funktioner och integrera andra affärsaspekter i designen.

Innan du börjar är det bra att planera din utveckling så att du alltid kan föreställa dig dina mål och undvika onödiga hinder. Att engagera dina teammedlemmar kommer också att hjälpa till att definiera projektet samt öka inköpet för att använda ett nytt system.

MS Access-databasdesigner bör alltid börja med några enkla koncept relaterade till din organisation:

1. Definiera målen

Vilka utmaningar kommer databasen att lösa?

• Hur kommer organisationen att gynnas? d.v.s. effektivisering av processen, upprätthållande av strikta arbetsvägar, arkivering av en enda källa
• Hur kommer användarna att gynnas? d.v.s. organiserad data, snabbare hämtning av data, mindre redundant datainmatning
• Hur kommer kunderna att gynnas? d.v.s. omfattande/konsekvent rapportering, snabbare kundservice, bättre spårning av historik

2. Definiera arbetsflöden på papper

• Skriv ner de steg som krävs i ditt ideala arbetsflöde. Till exempel, i ett system för att spåra säljleads, skriv ner hela listan över de idealiska stegen från en säljlead hela vägen fram till att avsluta en försäljning. Det kan finnas undantag från den ideala vägen som måste åtgärdas. Det är ofta en god idé att ta itu med dessa undantag när det nya systemet har visat sig fungera bra i de flesta fall.

3. Designa tabeller och datafält på papper

• Tabell är byggstenarna i databasen och bör inkludera all data du hoppas kunna hantera i ditt nya system. Vanligtvis kommer alla datapunkter som ingår i dina formulär och rapporter att representeras i ett fält i en tabell. I en databas för spårning av potentiella kunder kan du inkludera tabeller och fält som:

1. 1. 1. Organisation – inklusive organisationens namn, adress, adress2, stad, stat, postnummer, telefon, etc.
      2. Kontakt – inklusive förnamn, efternamn, telefon, e-post, etc.
      3. Lead Source – Inklusive Source Name, etc.
      4. Lead Status – Inklusive Status, etc.
      5. Lead Detaljer – Datum för potentiell kund, produkt eller tjänst av intresse, anteckningar, etc.
      6. Teammedlem – initialer, förnamn, efternamn, etc.

4. Designa formulär och rapporter på papper

• Dina formulär och rapporter kommer att vara dina inkörsportar till att lägga in data i systemet, hantera data som finns i systemet och dra ut data från systemet. Samla alla tillämpliga formulär och rapporter som du redan använder eller skissa upp de du behöver. Se till att alla dina viktiga data finns i dessa dokument.

I vår nästa artikel kommer vi att diskutera hur du skapar dina tabeller i MS Access.