För att fortsätta vår serie tips – tricks och riktlinjer med Microsoft Access delar vi några ytterligare objekt. De pågående artiklarna kommer att fortsätta fokusera på tabeller i en Access-databas.
Att visa data i en Access-databas kan komma på många sätt. Databasformulär används vanligtvis för att visa och redigera data. Access har dock flera alternativ i en Access-tabell för dem som är vana vid att visa data i Excel med liknande känsla och utseende.
Många av dessa alternativ finns under en meny när du har en viss Access-tabell öppen. Vi kommer att lyfta fram några av dessa i denna månads artikel. Se bilden nedan.
Ett alternativ under rullgardinsmenyn "Mer" är alternativet att frysa kolumner. Användaren får frysa eller låsa en eller flera kolumner. Detta är användbart när tabellen är öppen så att du inte glömmer eller tappar koll på vilken post du tittar på. I figuren ovan kanske du alltid vill se företagsnamn, för- och efternamn till exempel. För att göra detta, klicka och dra bara med början på kolumnrubrikerna> klicka på alternativet "Mer" som noterat> välj Frys fält. När det är klart kan användaren sedan navigera från vänster till höger och se all företagsinformation samtidigt som kontaktinformationen låses.
Ett andra alternativ som underlättar visningen är möjligheten att se hela fältnamnet genom att bredda kolumnrubrikerna. Användaren får markera en kolumn och sedan välja alternativet Fältbredd. En dialogruta visas då. Se bilden nedan.
Det bästa alternativet vid denna tidpunkt är att välja "Bästa passform". Detta kommer att justera kolumnbredden till det bredaste objektet i kolumnen du väljer.
Tips – Istället för att göra ovanstående manuellt får användaren också> Klicka och dra för att markera alla kolumner> sedan dubbelklicka mellan en av kolumnerna.
Detta kommer sedan att justera alla kolumner i tabellen till alternativet "Bäst passform".
Ett annat alternativ för att visa tabelldata är att även se de associerade länkade tabellerna där en tabellrelation är inställd mellan en eller flera tabeller. Denna relation utförs genom att använda alternativet Relation under huvudmenyn för Databasverktyg. Detta måste göras innan du visar tabellrelationer i den faktiska tabellen. Se bilden nedan.
I exemplet ovan kan slutanvändaren se den faktiska orderhistoriken för en viss kund. Det kan också finnas ytterligare bord. Så länge som "+"-tecknet visas i databladsläget, är fallet med fler relaterade tabeller fortfarande sant.
Se nedanstående figur för flerbordsexempel:
När du har gjort någon layout ändras till en tabell och du sedan stänger tabellen, kommer en dialogruta att dyka upp enligt bilden nedan:
Observera att varje gång en post uppdateras i en databas och tabellen eller formen eller förlorat fokus för posten inträffar, sparas denna data i den posten. Ovanstående meddelande ber om att spara layouten av ditt bord. Om du har gjort några kolumn- eller utseendeändringar måste dessa sparas när du stänger av tabellen.
Det här är bara några få tidsbesparande tips när du använder Access-tabeller. Om du har problem med att veta hur du kommer igång med Microsoft Access, kontakta Arkware idag för alla databasbehov.