Under ditt Access-utvecklingsprojekt är det viktigt att du identifierar verksamhetskritiska Access-applikationer. Dessa är Access-databaserna som är avgörande för framgången för ditt projekt och din verksamhet som helhet. Om dessa applikationer inte fungerar korrekt och du inte har någon aning om hur du löser problemet, kan det skapa allvarliga produktivitetsproblem i ditt företag.
För att förhindra att detta händer har vi satt ihop några enkla steg du kan vidta för att felsöka problemet och åtgärda det.
Steg för att identifiera verksamhetskritiska applikationer
Hur identifierar du en verksamhetskritisk applikation i första hand och vad skiljer den från resten av dina Access-applikationer? Följ dessa grundläggande steg för att ta reda på vilka dina verksamhetskritiska applikationer är.
- Skapa en inventering av alla Access-filer på ditt nätverk som slutar med ACCDB. Detta är standardfiltypen för Access-filer.
- Sortera listan efter senaste ändringsdatum för att se vilka av dessa Access-filer du använder regelbundet och vilka som inte har nåtts på länge. Datafilerna (som slutar på BE) har sannolikt nåtts på senare tid än programmeringsfilerna.
- När du har en organiserad lista, ta med den till varje avdelning och be dem om mer information om vad databaserna är till för och vem författaren och ägarna är. Få dem att förtydliga vilka de tycker är uppdragskritiska och vilka som inte är det.
Om du tar dessa steg kan du identifiera alla verksamhetskritiska applikationer som utvecklas under ditt projekt. Nu finns det vissa rutiner du bör följa för att säkerställa att dessa applikationer körs som de ska.
Bästa metoder för verksamhetskritiska applikationer
- Dela upp varje databas i ett gränssnitt och ett gränssnitt – gränssnittet som innehåller koden för applikationen lagras lokalt på varje användares dator. Back End med rådata bör lagras på ditt nätverk och säkerhetskopieras varje natt.
- Skapa ett databasdiagram för varje enskild databas, om du inte redan har dem.
- Dokumentera VBA- och makrokoden noggrant.
- Dokumentera alla ändringar i systemet och sortera dem efter datum och version. Spara denna information i en tabell.
- Lägg till version och utfärdandedatum i startformuläret.
Förutom dessa grundläggande metoder måste du också prata med ägaren och författaren till databasen och ställa några viktiga frågor:
- Varför är databasen verksamhetskritisk?
- Varför är befintliga företagssystem inte tillräckliga?
- Finns det buggar eller hastighetsproblem som påverkar systemet just nu? Finns det sannolikt liknande problem när systemet växer? Tänk på att Access har en storleksgräns på 2 GB och applikationer saktar ner när du närmar dig detta.
Utför löpande underhåll
Att hantera dina verksamhetskritiska applikationer korrekt innebär att du utför löpande underhåll för att undvika buggar. Helst bör du utföra en rutinkompakt och reparera din Back End var 3:e eller 6:e månad. Du bör också utföra underhåll närhelst du märker några problem med databasen, oavsett hur små det är.
Stöd anställda
Access är ett kraftfullt verktyg när det används till sin fulla potential. Dina anställda kommer att arbeta med Access på obestämd tid, så stöd dem när de lär sig hur man använder verksamhetskritiska applikationer och utvecklar dem i framtiden.
Om du identifierar en verksamhetskritisk applikation när den går fel eller en nyckelutvecklare lämnar verksamheten, är det redan för sent. Skadan på ditt företag är skedd och produktiviteten påverkas allvarligt. Men om ditt IT-team är produktivt och de arbetar över avdelningarna för att identifiera och hantera verksamhetskritiska Access-applikationer, kan ditt företag fortsätta att skörda fördelarna med Access i många år framöver.
Letar du efter hjälp med att hantera affärskritiska applikationer i Microsoft Access?
Kontakta oss idag för att diskutera dina nya och befintliga Access-projekt med vårt erfarna team. Vi kan ge dig de råd du behöver för att hantera dina verksamhetskritiska applikationer på ett så effektivt sätt som möjligt, så att Microsoft Access fungerar för ditt företag.