Du kan gruppera en rapport på flera fält ganska enkelt när du använder rapportguiden i Access 2016.
En grupperad rapport (även känd som en sammanfattande rapport) är en rapport där ett eller flera fält används för att gruppera de andra fälten.
Access gör att du kan skapa rapporter som är grupperade i mer än ett fält. Du kan till exempel gruppera en försäljningsrapport efter stat, sedan stad.
Nedan finns ytterligare ett exempel där vi skapar en rapport som är grupperad i två fält.
-
Starta rapportguiden
Klicka på Rapportguide på menyfliksområdet (från Skapa fliken).
-
Välj fälten
Välj de fält som du vill ska visas i rapporten. Du kan välja fält från mer än en tabell eller fråga.
För att göra detta, välj en tabell eller fråga med hjälp av rullgardinsmenyn.
Dubbelklicka sedan på ett fält i den vänstra rutan för att flytta den över till den högra rutan. Upprepa detta för varje fält som ska visas i rapporten. Fälten i den högra rutan visas i rapporten.
Upprepa för varje relevant tabell/fråga.
När du är klar klickar du på Nästa> .
Du kan också välja ett fält och sedan använda
> för att flytta den till den andra rutan.Du kan använda
>> knappen för att flytta över alla fält. -
Välj en grupperingstabell/-fält
I den vänstra rutan väljer du tabellen eller frågan som innehåller fältet som rapporten måste grupperas efter.
Detta kommer att vara den första nivågrupperingen som alla andra fält är grupperade under.
Den högra rutan visar en förhandsvisning baserat på ditt val.
Klicka på Nästa> .
Förhandsgranskningen kommer bara att gruppera rapporten om den hittar ett lämpligt fält att gruppera på. Annars kommer den att visa fälten ogrupperade.
Om förhandsgranskningen inte visar någon gruppering här, kommer din rapport inte att grupperas. I det här fallet måste du gå tillbaka och lägga till ett lämpligt fält för att gruppera rapporten.
Alternativt kan du ändra rapporten senare och välja grupperingsfält vid den tidpunkten.
-
Lägg till det/de extra fälten
Här kan du välja det andra fältet som ska grupperas i.
Det här fältet, om det är valt, infogas mellan den första nivågrupperingen och de andra fälten.
Klicka på Nästa> .
-
Ange sorteringsordning vid behov
Du kan ange fält att sortera rapportinformationen efter. Detta sorterar fälten inom varje grupp (inte de grupperade fälten).
När du är klar klickar du på Nästa> .
-
Välj en layout
Välj en av de förinställda layouterna för rapporten.
Förhandsgranskningen uppdateras när du väljer ett objekt. Välj gärna var och en för att se hur det påverkar layouten.
Du kan också ändra orienteringen till Liggande vid behov.
För vårt exempel lämnar vi rapporten med en Steg layout och ett Porträtt orientering.
När du är klar klickar du på Nästa> .
-
Ge rapporten ett namn
Ange ett namn för rapporten.
Du har också möjlighet att antingen förhandsgranska rapporten eller ändra dess design när guiden har skapat den.
För vårt exempel lämnar vi det på Förhandsgranska rapporten .
Klicka på Slutför för att generera rapporten.
-
Rapporten
Rapporten är nu skapad. Den har två grupperingsnivåer, som specificerats.
Formatera om rapporten
Du kan behöva formatera om rapporten lite för att få den att se mer presentabel ut.
I vårt exempel måste vi utöka bredden på datumfältet, ordna om fälten lite och justera de omväxlande bakgrundsfärgerna.
-
Formatera ändringar i layoutvyn
Du kan växla mellan layoutvy och designvy beroende på vilket du tycker är lättare.
I det här exemplet använder vi layoutvy för att ändra formatet på datumet. Layoutvy gör den här typen av saker lättare att kontrollera, eftersom den visar riktiga data i fälten.
-
Granska de växlande färgerna
Var noga med att vara uppmärksam på hur de alternativa färgerna återges (d.v.s. de som Access automatiskt tillämpar på rapporter).
De växlande färgerna på en grupperad rapport kan minska det grupperade fältets tydlighet. Du kanske upptäcker att det grupperade fältet delar sin alternerande färg med antingen det föregående fältet eller det efterföljande fältet. Detta slutar med att det "grupperade" utseendet minskar och kan möjligen förvirra läsaren om vilka fält som faktiskt är grupperade.
Detta blir ännu mer av ett problem när du lägger till fler grupperade fält.
-
Ta bort de växlande färgerna
För att ta bort de alternerande färgerna, välj avsnittet rapportdetaljer i designvyn.
Klicka sedan på Alternativ radfärg från Format fliken på menyfliksområdet och välj Ingen färg från den sammanhangsberoende menyn.
Du kan göra samma sak för de grupperade fälten. För att välja det grupperade fältet, välj Fältnamn Rubrik där Fältnamn är namnet på det grupperade fältet.
Du måste göra detta för varje grupperat fält om du vill ta bort alla alternerande bakgrunder.
-
Formatera fältet överst i rubriken
Nu när vi har tagit bort de omväxlande bakgrundsfärgerna, skulle det inte skada att lägga till en bakgrundsfärg till toppnivåns rubrik. Detta kommer att skilja den från den andra nivåns rubrik och andra fält.
För att göra detta, välj Fältnamn Rubrik där Fältnamn är namnet på det grupperade fältet, klicka sedan på Shape Fill på menyfliksområdet (från Format fliken) och välj en färg.
Du kan också behöva ställa in själva fältet till genomskinligt om dess färg är en annan färg än bakgrunden.
Du kan också använda fetstil för det grupperade fältet genom att markera fältet och sedan klicka på ikonen Fet i menyfliksområdet.
Formateringen som används här är bara ett förslag. Det finns många andra sätt att formatera en rapport. Varsågod och experimentera.
-
Den färdiga rapporten
Om du nu visar rapporten i förhandsgranskning (eller en annan vy) visas rapporten utan de omväxlande färgerna.
I vårt exempel renderas det grupperade fältet också med fetstil (efter att vi gjort det med fetstil med kommandot Fet i menyfliksområdet).