Den här artikeln tittar på några av skillnaderna mellan Microsoft Access och SQL Server.
Både Access och SQL Server är utvecklade av Microsoft. Båda är relationsdatabashanteringssystem. Och båda har en stor närvaro i organisationer över hela världen.
Men mellan Access och SQL Server finns det några betydande skillnader.
En teknisk jämförelse
Först av allt, det finns den tekniska sidan. SQL Server har mycket högre specifikationer än Access.
Till exempel:
- Databasstorlek: Access-databaser kan ha en maximal storlek på 2 gigabyte (minus det utrymme som behövs för systemobjekt). SQL Server-databaser kan ha en maximal storlek en maximal storlek 524 272 terabyte med en maximal datafilstorlek på 16 terabyte.
- Samtidiga användare: En Access 2016-databas har en gräns på 255 samtidiga användare , medan varje instans av SQL Server 2016 tillåter maximalt 32 767 samtidiga användaranslutningar .
- Antal objekt: Access kan ha maximalt 32 768 objekt per databas . SQL Server kan ha upp till 2 147 483 647 .
För alla medelstora till stora företag gör detta SQL Server till det självklara valet för lösningar på företagsnivå och andra verksamhetskritiska applikationer. Medelstora till stora organisationer kan ha ganska stora krav när det gäller att lagra data. De kan också ha många människor som försöker komma åt databasen samtidigt. Så på den nivån kommer SQL Server att vinna varje gång.
Jag behöver en databas... SNABB!
Även om SQL Server är ett mycket kraftfullare system än Access, finns det många fall där det är mer meningsfullt att använda Access istället för SQL Server.
Det finns tillfällen då en mer blygsam databas kan vara allt som krävs. I dessa fall kommer Access ofta att passa räkningen perfekt. SQL Server skulle vara överdrivet.
En sak som gör Access attraktiv för privatpersoner och småföretag är att en relativt icke-teknisk person kan skapa en databas på nolltid med hjälp av Access.
Många affärsmän och ämnesexperter vet hur man använder Access men har ingen aning om var de ska börja med SQL Server.
Även om de inte har några Access-kunskaper är inlärningsbarriären mycket mindre än med SQL Server. I många fall är Access redan installerat på deras dator (via Microsoft Office-produkterna) och så kan de bara starta upp det och fumla sig igenom.
Så sådana individer kan skapa en Access-databas själva utan någon extern hjälp. De kan göra detta för att hålla reda på projekt, eller för inventerings- eller bokföringsändamål, etc. Om de var tvungna att använda SQL Server skulle de betala någon annan för att bygga appen.
Funktioner
Access inkluderar funktioner som gör det enkelt för icke-tekniska användare att utföra uppgifter (som dess formulär, dess guider, dess makron, etc).
Återigen, detta gör Access till det perfekta valet för dem som inte har tid, pengar eller lust att använda ett RDBMS på företagsnivå.
En icke-teknisk person kan inte bara skapa en databas, utan de kan också bygga ett gränssnitt som låter dem (eller andra) lägga in data och köra rapporter. Och det kan göras med hjälp av guider för att vägleda dem genom processen. För att bygga ett sådant gränssnitt med SQL Server skulle det krävas en annan teknik, för att inte tala om de kunskaper som är relaterade till den tekniken.
Å andra sidan innehåller SQL Server avancerade funktioner som inte är tillgängliga i Access (som lagrade procedurer, mer detaljerade säkerhetsfunktioner, etc). För dem med kunskapsuppsättningen ses funktioner som dessa ofta som avgörande beståndsdelar i utvecklingen av en databaslösning.
Det är antingen Access... eller tillbaka till Excel
Access är inte avsett att vara en lösning på företagsnivå. Syftet är att fylla gapet mellan att använda ett Excel-kalkylblad och att bygga en utarbetad SQL Server-driven applikation.
Access är ett steg upp från Excel när det gäller att lagra och hämta strukturerad data. Många gånger är det ett beslut mellan;
- Bevara data i Excel-kalkylarken och försöka omorganisera dem i takt med att data växer eller
- Visa ihop en Access-databas och lagra den där.
Om Access inte var ett alternativ skulle det vara tillbaka till kalkylarket.
Dessutom, i företagsvärlden och statliga myndigheter använder många administratörer, chefer, assistenter och kontorister Access utan hjälp från IT. Om de skulle involvera IT varje gång de behövde en databas skulle de förmodligen inte bry sig och bara ta till Excel.
Skalbarhet
SQL Server har mycket bättre skalbarhet än Access.
Med tiden kan företag växa. Ibland väldigt snabbt. Helt plötsligt går deras datalagringskrav genom taket. Deras databas närmar sig 2 gigabyte i storlek... enda problemet... Det är en Access-databas!
De har också fler användare och de får roliga fel på grund av att för många människor använder databasen samtidigt.
Nu måste de tänka om (och omimplementera) hela sin databasinstallation... snabbt.
Om de hade använt SQL Server skulle det inte vara något problem.
Ibland är det vettigt att börja med en åtkomstbaserad lösning. Om databaskraven växer över tiden, uppgradera till ett mer sofistikerat system som SQL Server.
Det finns andra tillfällen då ett system som SQL Server bör användas redan från början. Antingen kraven eller den förväntade tillväxten dikterar att en mer robust lösning måste finnas på plats redan från början. Det kan vara ganska tidskrävande och kostsamt att byta databassystem vid ett senare tillfälle, så att börja med rätt lösning är oftast bättre.
Men du vet inte alltid hur kraven kommer att växa. I många fall kommer det aldrig att behövas uppgradera från Access. Ofta kan ett projekt börja i det små, som ett sidoprojekt – kanske till och med av en junioranställd i en organisation. I många fall förblir projektet antingen litet eller försvinner helt.
Då och då kan ett sådant projekt växa till den punkt där det blir högsta prioritet för avdelningen eller till och med hela organisationen. I det här fallet kan ett beslut fattas om att uppgradera databasen till en lösning på företagsnivå.
Men om en organisation redan har kompetensen och utrustningen är det vanligtvis bättre att använda SQL Server när det är möjligt, även om du inte förväntar dig en stor tillväxt.